Como será o fluxo de assinatura de um contrato com a Assinatura eletrônica?

Entenda neste artigo como serão os passos para assinatura eletrônica do contrato:

No sistema de gestão

1º Dentro do seu sistema de gestão, você criará um envelope digital para incluir e solicitar a assinatura eletrônica de documentos.

Acesse o perfil do contrato, e localize o bloco “Envelopes eletrônicos” → Clique no bloco para abri-lo, e clique em “Novo envelope”:

2º Na tela de “Selecione os assinantes”, informe as pessoas que vão assinar o contrato:

- Os e-mails dos assinantes e suas respectivas titularidades no contrato aparecerão nos campos correspondentes, é importante que este e-mail seja realmente do assinante, e que os dados de nome e CPF estejam corretamente cadastrados no sistema. 

3º Se o contrato tiver testemunhas, você poderá inseri-las nas partes assinantes.

- É necessário a inclusão dos dados: Nome, e-mail, RG e CPF para garantir a validade da assinatura.

4º Você pode incluir a assinatura da imobiliária, e/ou escolher a ordem que os assinantes receberão e assinarão o contrato no bloco 'Mais opções': 

- Inserir assinatura da imobiliária: Esta opção inclui o campo de assinatura da imobiliária. Este campo sempre ficará por último das assinaturas.

- Definir ordem de envio do e-mail das assinaturas eletrônicas: A ordem definida na ferramenta será para a entrega do pedido de assinatura, e a próxima pessoa só receberá o pedido quando a anterior já tiver assinado. Ou seja, se você definir que é primeiro o locatário e depois o locador, o locador só receberá o pedido para assinar o contrato quando o locatário assinar.

- Depois de configurar os assinantes, clique em próximo. 

5º Escolha os documentos que serão assinados pelas pessoas envolvidas no contrato:

- Observação: Não é preciso incluir variáveis de assinatura das pessoas, a ferramenta acrescenta os campos automaticamente de acordo com a configuração do passo anterior.

6º Confira se está tudo certo, e salve o envelope de documentos eletrônicos:

- Após salvar o envelope, clique em “Acessar envelope” para conferi-lo, e solicitar as assinaturas.

- À partir disto, o contrato passará a ser um contrato digital, e todas as assinaturas deverão ser feitas de forma eletrônica pelo Owli, ou via e-mail.

7º Ao acessar o envelope eletrônico, você confere o status dos documentos a serem assinados, e as pessoas que vão assinar:

- Confira os documentos, as pessoas e seus respectivos e-mails.

- Se algo não estiver certo, clique em Ações → Cancele o envelope → Acesse o contrato, e crie um novo envelope para o mesmo.

8º Se tudo estiver certo, clique em "Solicitar assinaturas":

- Você pode criar um envelope de documentos eletrônicos de outra forma também, clique aqui para saber como.

No Owli

Após os assinantes receberem a notificação no Owli, eles seguirão os seguintes passos:

1º Ao acessar o contrato, os usuários terão o botão 'Assinar contrato':

   

2º Ao clicar no envelope, serão listados os assinantes e os status de assinatura de cada um, e um breve resumo dos documentos a serem assinados:

3º Ao clicar em assinar contrato, o usuário verá um passo a passo de como deverá assinar os documentos:

       

 

4º Quando o usuário passar pelo passo a passo, e clicar em "Ir para Docusign", será aberto o navegador no dispositivo com o contrato para ser assinado:

- O usuário deverá aceitar os termos de serviços, e apertar "Continuar":

- Todas as paginas deverão ser rubricadas:

- E somente na última página o campo de assinatura será assinado:

- Quando o usuário do Owli assinar o contrato e confirmar, automaticamente dentro do perfil do envelope no sistema de gestão o status da assinatura ficará como "Assinado":