(NEURA) Exportação Contábil, como funciona?
Visão geral
Este conteúdo detalha o processo de exportação contábil, como funciona?, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema.
Quando usar este artigo
Utilize este guia sempre que houver necessidade de realizar exportação contábil, como funciona? ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.
Sintoma ou cenário
O usuário precisa realizar as etapas de exportação contábil, como funciona? para garantir que a informação seja registrada corretamente ou para resolver uma demanda operacional específica.
Benefício para o usuário ou operação
- Padronização do processo de registro.
- Redução de erros manuais.
- Maior agilidade e autonomia na gestão condominial.
Onde acessar / contexto de uso
Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu correspondente ao módulo em questão.
Pré-requisitos (Antes de começar)
- Perfil Exato: É necessário possuir permissões de escrita/gestão no módulo correspondente.
- Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
- Insumos e Dados Técnicos: Informações completas sobre a unidade ou registro a ser manipulado.
Causas prováveis
Necessidade de atualização de dados ou execução de rotina periódica do condomínio.
Como fazer ou corrigir
Visão geral
A Exportação Contábil permite gerar um arquivo com as movimentações financeiras registradas no sistema para envio ao sistema utilizado pela contabilidade.
A exportação pode incluir:
- Cobranças;
- Receitas;
- Despesas;
- Transferências;
- Receitas lançadas diretamente na tela de movimentações;
- Notas fiscais.
Com o arquivo gerado, a contabilidade pode importar as informações no sistema contábil e realizar o reconhecimento dos dados e os fechamentos necessários.
Atualmente, a integração está disponível para os seguintes sistemas contábeis:
- Alterdata
- Domínio
- Folhamatic
- Prosoft
- Phoenix
- Contimatic
- NGContábil
- SulProg
- SCI
- Questor
- Multitec
- Airenet
- Ledware
- Sage
- Contab Milenium
A integração também facilita o processo de envio das notas fiscais convertidas no sistema, evitando a necessidade de baixar individualmente os arquivos XML para encaminhá-los à contabilidade.
Utilize este artigo quando houver necessidade de:
- Entender o funcionamento da Exportação Contábil;
- Ativar a ferramenta;
- Configurar a integração com o sistema contábil utilizado pela contabilidade;
- Cadastrar e configurar o acesso do contador;
- Configurar contas, históricos e relacionamentos contábeis;
- Gerar uma nova exportação para envio à contabilidade.
Sintoma ou cenário
- A imobiliária precisa enviar as movimentações financeiras do sistema para a contabilidade.
- A contabilidade precisa receber um arquivo compatível com o sistema contábil utilizado.
- A imobiliária está configurando a Exportação Contábil pela primeira vez.
- É necessário configurar o plano gerencial e relacioná-lo ao plano contábil.
- É necessário definir contas contábeis, históricos ou contas padrão antes de realizar uma exportação.
Benefício para o usuário ou operação
- Centraliza em um único arquivo as movimentações financeiras que precisam ser reconhecidas pela contabilidade.
- Reduz o trabalho manual de preparação das informações para o fechamento contábil.
- Evita a necessidade de baixar individualmente os XML das notas fiscais convertidas no sistema.
- Permite configurar previamente as regras contábeis para padronizar as informações exportadas.
Onde acessar / contexto de uso
Após a ferramenta estar ativada e o acesso do contador configurado, a Exportação Contábil pode ser acessada pelo menu:
Financeiro > Exportação contábil
A configuração da integração é realizada pela engrenagem de Configuração, localizada na parte superior direita da tela.
- Ter a ferramenta Exportação Contábil ativada para a imobiliária.
- Possuir um dos sistemas contábeis compatíveis com a integração.
- Cadastrar o contador como usuário do sistema.
- Conceder ao usuário a permissão Exportação contábil.
- Ter as informações necessárias para configurar o sistema contábil, como o código da empresa no sistema utilizado pela contabilidade.
- Ter disponíveis as informações contábeis necessárias para configurar históricos, contas e relacionamentos.
Causas prováveis
A Exportação Contábil é utilizada quando a imobiliária precisa disponibilizar suas movimentações financeiras para processamento no sistema utilizado pela contabilidade, mantendo o relacionamento entre os registros financeiros do ERP e o plano contábil utilizado pelo contador.
Como fazer ou corrigir
1. Solicitar a ativação da Exportação Contábil
Antes de realizar as configurações, é necessário solicitar a ativação da ferramenta Exportação Contábil.
A solicitação pode ser feita pelos canais de atendimento disponibilizados pela Superlógica.
Após a ativação, o contador poderá ser cadastrado como usuário para realizar as configurações necessárias.
2. Cadastrar o contador e conceder acesso
Cadastre o contador como usuário da imobiliária e conceda a permissão:
Exportação contábil
Após o acesso ser concedido, oriente o contador a acessar:
Financeiro > Exportação contábil
Oriente seu contador a acessar o sistema, clicar no menu lateral esquerdo “Financeiro” e clicar em “Exportação contábil”:
3. Acessar as configurações da Exportação Contábil
Na tela de Financeiro >Exportação contábil, clique na engrenagem de configuração, localizada na parte superior direita.
As configurações disponíveis na tela não precisam ser realizadas na ordem em que aparecem. Para evitar inconsistências na exportação, siga a sequência de configuração abaixo.
4. Configurar o sistema contábil
Acesse Configurações do sistema contábil e clique em Editar.
Em seguida:
- Selecione o sistema contábil utilizado pela contabilidade.
- Informe o código da empresa no sistema contábil.
- Clique em Salvar.
Essa configuração define para qual sistema contábil o arquivo será preparado.
5. Configurar o histórico padrão
Após configurar o sistema contábil, atualize a página e configure o Histórico padrão, utilizado para identificar os registros dos movimentos contábeis.
Para alterar ou informar um dado, dê dois cliques com o botão esquerdo do mouse sobre o campo desejado e preencha a informação necessária.
6. Configurar o “De” e “Para” da exportação
Configure o relacionamento entre as contas utilizadas no sistema e as contas do plano contábil.
Essa configuração define o “De” e “Para” da exportação, convertendo as informações do plano gerencial utilizado no sistema para o plano contábil utilizado pela contabilidade.
7. Configurar as contas contábeis de clientes e fornecedores
Configure as contas contábeis correspondentes aos clientes e fornecedores que participarão da exportação.
Essa etapa permite que os registros exportados sejam associados às respectivas contas contábeis.
Também é possível realizar essa configuração utilizando grupos, facilitando o cadastro quando houver vários clientes ou fornecedores que utilizem a mesma estrutura contábil.
8. Cadastrar as contas contábeis padrão
Cadastre as contas contábeis padrão que serão utilizadas quando um lançamento não possuir uma conta contábil específica definida.
Essa configuração funciona como uma referência para os lançamentos que não tenham uma conta contábil própria configurada.
9. Configurações opcionais
A tela também disponibiliza configurações adicionais para personalizar a exportação.
Entre elas, é possível configurar a exibição de movimentações que possuem notas fiscais emitidas.
Em Mais opções, também estão disponíveis configurações adicionais para definir o comportamento da exportação conforme a necessidade da contabilidade.
10. Criar uma nova exportação
Após concluir as configurações, volte para a tela inicial da Exportação contábil e clique em Nova exportação.
Informe as características da exportação, como:
- Período que será exportado;
- Conta bancária;
- Blocos de registros que deverão compor o arquivo.
Revise as informações selecionadas e prossiga com a geração do arquivo.
11. Enviar o arquivo para a contabilidade
Após a geração, utilize o arquivo no sistema contábil correspondente.
A contabilidade poderá importar o arquivo para realizar o reconhecimento das movimentações e os procedimentos de fechamento contábil.
A exportação será gerada de acordo com o período, conta bancária e blocos de registros selecionados, contendo as movimentações configuradas para integração com o sistema contábil.
O arquivo poderá então ser importado no sistema utilizado pela contabilidade, reduzindo a necessidade de tratamento manual das informações.
Quando escalar
Escalone o atendimento caso:
- A ferramenta Exportação Contábil não esteja disponível mesmo após a solicitação de ativação.
- O sistema contábil utilizado esteja entre os sistemas integrados, mas não apareça para seleção.
- O sistema apresente erro durante a configuração ou geração da exportação.
- A exportação não seja gerada conforme as configurações realizadas.
- O arquivo gerado apresente alguma inconsistência que não possa ser corrigida pelas configurações disponíveis na tela.
Informações para escalonamento
- Nome da imobiliária.
- Sistema contábil utilizado.
- Período selecionado para a exportação.
- Conta bancária utilizada na exportação.
- Blocos de registros selecionados.
- Configuração contábil relacionada ao comportamento apresentado.
- Print ou captura de tela da mensagem de erro ou inconsistência.
- Arquivo gerado, quando o problema estiver relacionado ao conteúdo da exportação.
- A ferramenta precisa ser ativada antes da utilização.
- O contador deve possuir usuário cadastrado e acesso à Exportação contábil.
- As configurações contábeis devem ser realizadas antes da geração da exportação.
- A configuração do sistema contábil deve ser feita antes das demais configurações relacionadas ao plano contábil.
- As contas contábeis padrão são utilizadas para lançamentos que não possuem uma conta contábil específica definida.
- A exportação pode ser personalizada por período, conta bancária e blocos de registros.
- A disponibilidade dos sistemas contábeis depende das integrações existentes na ferramenta.
Problema: O contador não consegue acessar a Exportação Contábil.
Causa provável:O usuário não possui a permissão Exportação contábil.
Ação recomendada: Acesse o cadastro do usuário e conceda a permissão necessária.
Problema: O sistema contábil não está configurado para a exportação.
Causa provável: A configuração do sistema contábil ou do código da empresa ainda não foi realizada.
Ação recomendada:Acesse a engrenagem de configuração, entre em Configurações do sistema contábil, selecione o sistema utilizado pela contabilidade, informe o código da empresa e salve.
Problema: A exportação não apresenta as contas contábeis esperadas.
Causa provável: O relacionamento entre o plano gerencial e o plano contábil ou as contas contábeis específicas ainda não foi configurado.
Ação recomendada:Revise as configurações de“De” e “Para”, as contas de clientes e fornecedores e as contas contábeis padrão.
P: Quais movimentações podem ser enviadas pela Exportação Contábil?
R: A exportação pode incluir cobranças, receitas, despesas, transferências, receitas lançadas diretamente na tela de movimentações e notas fiscais.
P: É necessário baixar os XML das notas fiscais para enviar à contabilidade?
R: A integração permite incluir as movimentações relacionadas às notas fiscais na exportação, evitando a necessidade de baixar individualmente os XML das notas convertidas no sistema para encaminhá-los à contabilidade.
P: Quais sistemas contábeis possuem integração?
R: Atualmente, a integração contempla Alterdata, Domínio, Folhamatic, Prosoft, Phoenix, Contimatic, NGContábil, SulProg, SCI, Questor, Multitec, Airenet, Ledware, Sage e Contab Milenium.
P: Quem deve realizar as configurações da Exportação Contábil?
R:O contador pode realizar as configurações após ser cadastrado como usuário e receber a permissão Exportação contábil.
P: O que deve ser configurado antes de gerar uma exportação?
R: É necessário configurar o sistema contábil e, conforme a necessidade da operação, os históricos, relacionamentos entre o plano gerencial e o plano contábil, contas de clientes e fornecedores e contas contábeis padrão.
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Resultado esperado
Ao concluir os passos, o sistema processará a solicitação de exportação contábil, como funciona? com sucesso. Você visualizará uma confirmação na tela e o registro será atualizado com os novos dados, permitindo a continuidade do fluxo operacional com total transparência.
Quando escalar
Caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas ou se o comportamento divergir do esperado após a execução dos passos.
Informações para escalonamento
- Print da tela de erro.
- ID ou nome do registro afetado.
- Data e hora do ocorrido.
Regras importantes / Observações
- Mantenha os dados sempre atualizados para evitar inconsistências em relatórios futuros.
Problemas comuns e como resolver
- Problema: Botão de salvar inativo.
- Causa provável: Falta de preenchimento de campo obrigatório.
- Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco.
Dúvidas relacionadas (FAQ)
P: Como conferir se a ação em ‘Exportação Contábil, como funciona?’ foi validada em sistema? R: Consulte os logs de auditoria de usuário ou extraia um relatório rápido do respectivo módulo.
P: Restrições de acesso implicam no salvamento dessa rotina? R: Apenas perfis com atributo de ‘Escrita’ conseguem consolidar alterações; caso contrário, o botão de salvamento aparecerá bloqueado.
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