Veja como fazer a administração e gestão das chaves dos imóveis da imobiliária.
As imobiliárias possuem quadros físicos contendo posições para armazenar chaves, desta forma precisamos indicar no sistema quais são as posições disponíveis. Para isso é necessário que o gestor realize o cadastro dos chaveiros disponíveis, cada chaveiro corresponde a uma posição do quadro físico.
PARTE 1 - Como cadastrar chaveiros
O cadastro dos chaveiros é feito na página de Chaves, localizada no menu lateral esquerdo do CRM junto a aba de Imóveis.
Cada chaveiro corresponde a uma posição do quadro físico. Precisamos informar o nome do quadro e a quantidade chaveiro que o quadro comporta.
O cadastro do chaveiro pode ser realizado tanto individual quanto em massa (selecionando a opção de 'Cadastro em massa' e inserir o número inicial e final da quantidade de chaves).
Os chaveiros são então cadastrados e chegam no status de “Vago”, por não possuir nenhum imóvel vinculado a ele ainda.
PARTE 2 - Regras de cadastro
- O sistema permite o cadastro em massa de no máximo 150 chaveiros, porém a operação pode se repetir quantas vezes for necessário;
- O código do chaveiro é composto somente por números.
PARTE 3 -Status dos chaveiros
Todos os chaveiros possuem status, sendo eles:
- Disponível: Pode ser retirado da imobiliária para utilização.
- Emprestado: Está sendo utilizado, portanto, não está disponível para sua utilização no momento.
- Atrasado: Está emprestado e sua devolução está atrasada.
- Vago: Os chaveiros vagos não possuem nenhum imóvel vinculado a ele, portanto, indisponível para sua utilização até que tenha um imóvel.
Nos filtros da tela, você poderá filtrar os status que desejar visualizar.
*Os “Chaveiros não vagos” são todos os chaveiros que não estão com o status de “Vago”.
PARTE 4 - Cadastro de chaves
Muitas das vezes as retiradas são realizadas por terceiros como outras imobiliárias, prestador de serviços etc. Visando ter um controle melhor sobre as chaves de responsabilidade da imobiliária, o cadastro das chaves necessita da quantidade e tipos de chaves.
Onde: Página de chaves
Quem pode cadastrar: Gestor
Como: Para realizar o cadastro, basta clicar no botão "Vincular Imóvel" no chaveiro que está com o status de "Vago".
Feito isso, ele deverá informar qual imóvel ele deseja cadastrar e adicionar as chaves desejadas.
Basta salvar e o cadastro foi concluído, desta forma, o chaveiro é atualizado para o status de "Disponível” (cor verde). Caso seja necessário fazer uma edição, basta clicar no ícone de chave na lateral direita da lista.
PARTE 5 - Cadastro de chaves na hora do cadastro do imóvel
Onde: Cadastro de imóveis - Segunda tela
Quem pode cadastrar: Gestor e Corretor
Como: Para adicionar uma chave ao imóvel, é necessário informar no campo "local das chaves" que a chave se encontra na "imobiliária".
Para realizar o cadastro basta clicar em “Cadastrar nova chave” e vincular à um chaveiro vago da imobiliária:
Feito isso basta cadastrar as chaves e vincular ao chaveiro vago.
Após salvar o imóvel o corretor não consegue mais editar as chaves, somente o gestor pelo menu Chaves.
PARTE 6 - Retirada de chaves
As retiradas de chaves podem ocorrer tanto no atendimento do Lead para visita no imóvel, quanto na ficha do imóvel para visita, fotos, manutenção, vistoria, outras imobiliárias e proprietário.
Sabemos que algumas imobiliárias permite a visita no imóvel sem que o corretor acompanhe o Lead, para que isso ocorra basta selecionar no momento da retirada que o Lead é o responsável pela retirada das chaves.
No lead:
Para realizar a retirada o imóvel vinculado ao Lead precisa ter chaves cadastrada, desta forma basta clicar em “retirar chaves”.
Agora basta selecionar quem é o responsável pela retirada, Corretor ou Lead (para imobiliárias onde o Lead visita o imóvel desacompanhado), informar a data e hora de devolução, selecionar os imóveis que deseja retirar as chaves e se deseja imprimir o termo de retirada das chaves:
No imóvel:
Na ficha do imóvel basta clicar no botão de ações do imóvel e clicar em "Retirar Chaves":
É necessário selecionar o motivo da retirada: visita, fotos, manutenção, vistoria, outras imobiliárias e proprietário. No caso de visita caso seja o lead o responsável pela retirada é necessário vincular o Lead, no caso em que o corretor é o responsável não é obrigatório adicionar o Lead:
Para os outros motivos basta preencher os campos solicitados e informar a data e hora de devolução:
Termos de retirada:
Ao realizar a retirada é possível imprimir o termo de retirada, a parte superior do termo tem o objetivo de comprovar que o corretor realizou o atendimento para aquele Lead, já a parte inferior do termo tem o objetivo de documentar as retiradas de chaves da imobiliária.
Baixa de chaves:
Atualmente apenas os gestores tem permissão para realizar a baixa definitiva das chaves, porem o corretor consegue solicitar a baixa das chaves no momento da inativação do imóvel, desta forma o gestor consegue visualizar a solicitação no menu de chaves e concluir ou não a baixa das chaves.
Quando o Gestor acessar o menu de chaves é possível verificar no canto superior direito a notificação de baixa solicitada, basta clicar que o sistema apresenta todos os chaveiros com solicitação de baixa:
Basta clicar no botão “baixar Chaves” e aceitar ou não a solicitação de baixa:
Só é possível solicitar a baixa definitiva quando o status das chaves for disponível.
PARTE 7 - Regras de gestão
- A gestão das chaves como devolução, cadastro de chaveiros (posições do quadro), edição e baixa definitiva é liberado apenas para os gestores;
- O alcance (limite) de chaveiros permitidos no cadastro em massa é de 150 chaveiros, porém o processo pode ser realizado quantas vezes for necessário;
- O corretor consegue realizar o vínculo das chaves (cadastro) tanto no cadastro do imóvel quanto na edição, porém ele não tem permissão para editar as chaves;
- O corretor consegue solicitar a baixa definitiva das chaves no momento de inativar o imóvel, porém somente o gestor consegue realizar de fato a baixa definitiva;
- O filtro default do menu gestão de chaves não exibe os chaveiros vagos;
- As chaves precisam estar com o status disponível para poder realizar a baixa definitiva das chaves, ou seja, a chave não pode estar emprestada.
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