Como utilizar o aplicativo de cheques à compensar

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de ativação, parametrização e conciliação de cheques emitidos por meio do aplicativo de gerenciamento de faturas, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina de controle de fluxos de caixa de saída no sistema.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que precisar registrar o número de um cheque emitido para quitar uma obrigação da imobiliária ou de um imóvel administrado, vinculando o documento à despesa correspondente para conciliação automática.

Sintoma ou cenário

O operador do setor financeiro emite um cheque para quitar uma obrigação e precisa registrar o número desse documento na despesa correspondente para que, na importação do extrato bancário, o sistema reconheça a transação e realize a liquidação automática.

Benefício para o usuário ou operação

Evita distorções no saldo real do caixa por cheques ainda não compensados.
Automatiza o processo de conciliação de saídas financeiras.
Garante o rastreamento exato do número do documento físico atrelado ao plano de contas.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até os menus Despesas > A pagar e Finanças > Conciliação Bancária.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissões de escrita/gestão no módulo financeiro institucional.
Recursos Sistêmicos: Aplicativo de Cheques a Compensar previamente ativado na licença da imobiliária pelo time de suporte.
Insumos e Dados Técnicos: O número de identificação da folha de cheque emitida e o arquivo eletrônico de extrato bancário nos formatos OFX, OFC ou .RET.

Causas prováveis

Necessidade de execução de rotina periódica da imobiliária para conciliação de contas de saídas e gestão de pagamentos corporativos ou contratuais emitidos por meio de ordens de pagamento físicas (cheques).

Como fazer ou corrigir

Para que a plataforma execute o cruzamento eletrônico de dados e dê a baixa automatizada na sua esteira de contas a pagar, a rotina deve ser dividida entre o cadastro do identificador e o processamento do arquivo de extrato.

Passo 1: Solicitar a Ativação do Aplicativo

Por se tratar de uma ferramenta modular de conciliação avançada, o aplicativo pode não vir ativo por padrão na sua área de trabalho. Caso não localize os campos descritos abaixo, abra um chamado para a equipe de suporte técnico solicitando a ativação do aplicativo "Cheques a Compensar" na base de dados da sua imobiliária.

Passo 2: Vincular o Número do Cheque à Despesa

Para configurar o app, siga os passos a seguir:

Acesse o menu Despesas > A pagar;

Localize a conta ou repasse que foi pago com o documento físico e clique sobre o botão de Lupa para abrir a tela de detalhes da cobrança;

No topo do painel, clique em Editar para liberar as travas dos formulários;
Role a página até o final, localize a aba dedicada a informações de Cheque e insira minuciosamente o número numérico impresso na folha emitida;
Clique em Salvar para consolidar a alteração.

Passo 3: Importar o Extrato Bancário para Compensação Automática

Uma vez que o cheque foi entregue ao credor e compensado na conta corrente da imobiliária, o sistema precisa ler a movimentação do banco para liquidar a despesa internamente:

Acesse o portal corporativo do seu banco (internet banking), navegue até a área de exportação de extratos e faça o download do arquivo de movimentações do período desejado (utilize estritamente os formatos OFX, OFC ou .RET);
No Superlógica, acesse o menu Finanças > Conciliação Bancária (ou Financeiro > Conciliação Bancária);
Clique sobre o botão Processar arquivo e faça o upload do extrato eletrônico que você coletou no banco;
O robô de conciliação varrerá o arquivo em busca das linhas de débito. Assim que localizar a compensação contendo o número do cheque correspondente, o sistema aplicará a baixa automática na tela de A Pagar, adotando a data exata em que o dinheiro saiu fisicamente da conta bancária.

Resultado esperado

Ao concluir os passos, o sistema processará a solicitação de compensação com sucesso. Você visualizará as despesas marcadas com o status de liquidadas no contas a pagar de forma automatizada e o histórico de movimentações da conciliação estará validado com total transparência operacional.

Quando escalar

Caso o arquivo de extrato em formato OFX/OFC seja processado sem apresentar erros de layout, o número do cheque esteja rigorosamente idêntico no sistema e no extrato, mas o software falhe em aplicar a baixa automática, exigindo que o operador faça o vínculo de forma 100% manual.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de detalhes da despesa demonstrando o campo do número do cheque preenchido.
O arquivo digital físico de extrato bancário (.OFX ou .OFC) que foi importado no sistema.
ID da despesa afetada.
Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

Mantenha os dados sempre atualizados para evitar inconsistências em relatórios futuros.
Janela de Provisão: Lembre-se de que, enquanto o arquivo de extrato contendo a compensação do cheque não for importado, a despesa permanecerá listada como pendente no sistema, funcionando como uma provisão de saída de caixa. Isso impede que a imobiliária gaste acidentalmente o saldo que já foi empenhado na folha emitida.
Garanta a digitação limpa do identificador, omitindo caracteres alfabéticos residuais ou variações que não sejam impressas pelo banco no arquivo de intercâmbio eletrônico de dados.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O arquivo OFX do banco foi importado com sucesso, mas o cheque específico não recebeu a baixa automática.
Causa provável: Divergência na formatação do histórico descritivo enviado pela instituição financeira. Alguns bancos exportam o arquivo colando o número do cheque junto a siglas textuais (Exemplo: CHQ COMP 001234 ou COMP CHEQUE 1234), impossibilitando que o robô faça a leitura direta da igualdade numérica.
Ação recomendada: Realize a conciliação manual arrastando a linha do extrato para a despesa correspondente na tela de Conciliação Bancária. Se o problema persistir com frequência, entre em contato com o suporte para verificar a compatibilidade do formato de exportação do seu banco
Problema: O sistema recusa o arquivo de extrato emitindo um alerta de erro de carregamento ou formato inválido.
Causa provável: Tentativa de importação de planilhas eletrônicas comuns do Excel (.XLS/.CSV) ou extratos salvos em arquivos de imagem/PDF.
Ação recomendada: Certifique-se de alterar a opção de download no portal do seu internet banking para extrair o arquivo estritamente nas extensões nativas de conciliação de ERPs (OFX ou OFC).

Dúvidas relacionadas

P: É possível rodar o repasse mensal de um proprietário emitindo um cheque e usar essa esteira automática de baixa? R: Sim. Ao processar o lote de repasses no menu de despesas e selecionar a modalidade de pagamento em "Cheque", o sistema gerará automaticamente a obrigação contábil correspondente na tela de A Pagar. Basta abrir a lupa do lançamento, registrar a numeração da folha que foi assinada e aguardar a compensação via arquivo de extrato.

P: Inserir o número do cheque na despesa dispara alguma ordem eletrônica para o banco efetuar a transferência do dinheiro? R: Não. Esta ferramenta cumpre uma função estritamente de espelhamento contábil e conciliação de auditoria interna. O cheque físico deve ser preenchido, assinado e entregue manualmente ao fornecedor, e o dinheiro será movimentado apenas quando o portador depositar ou descontar a folha na rede bancária física.

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