Como anexar documentos nas despesas

Visão geral

Este artigo explica como anexar documentos e comprovantes às despesas pagas ou a pagar, permitindo organizar os registros e manter a documentação vinculada a cada lançamento.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo quando for necessário anexar documentos fiscais, comprovantes de pagamento ou outros arquivos a uma despesa, ou quando houver dúvidas sobre a classificação dos anexos no sistema.

Sintoma ou cenário

Uma despesa precisa ter documentos fiscais, comprovantes de pagamento ou outros arquivos vinculados para fins de organização e consulta futura.

Benefício para o usuário ou operação

• Centraliza os documentos relacionados à despesa em um único local. 
• Facilita a conferência e a prestação de contas. 
• Mantém os registros financeiros organizados.

Onde acessar / contexto de uso

O anexo de documentos está disponível nas telas Despesas > Pagas e Despesas > A pagar, acessando a despesa desejada.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: É necessário possuir permissão de visualização e edição de despesas no módulo Financeiro.
• Recursos Sistêmicos: Módulo Financeiro ativo no plano contratado. 
• Insumos e Dados Técnicos: Arquivo salvo localmente e disponível para upload.

Causas prováveis

O anexo de documentos é utilizado para manter vinculados à despesa arquivos como documentos fiscais, comprovantes de pagamento e outros documentos que auxiliam na organização e conferência das movimentações financeiras.

Como fazer ou corrigir

1. Acesse Despesas > Pagas ou Despesas > A pagar;
2. Localize e abra a despesa desejada;
3. Selecione a categoria em que deseja anexar o arquivo: Documento de Pagamento, Documento Fiscal, Comprovante ou Outros;
   
    
4. Ao lado esquerdo da tela, clique em ‘Anexar’;
   
    
5. Selecione o arquivo salvo no computador e faça o upload;
6. Clique em Salvar.

Resultado esperado

Após salvar o anexo, o documento ficará vinculado à despesa na categoria selecionada, podendo ser consultado sempre que necessário.

Quando escalar

Escalone o atendimento quando não for possível anexar o arquivo, o documento não for salvo na despesa ou houver comportamento diferente do esperado durante o envio.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Identificação da despesa. 
• Categoria do anexo utilizada. 
• Print da mensagem apresentada pelo sistema, se houver. 
• Arquivo utilizado. 
• Data e horário da tentativa.

Regras importantes / Observações

• Se o arquivo for anexado sem seleção de categoria, o sistema o classifica automaticamente como Outros.

• As cores das tags indicam o status do anexo: 

  • Cinza: sem anexo.
    
  • Verde: anexo incluído.
    
  • Vermelho: despesa liquidada sem documento fiscal ou comprovante.
    

Problemas comuns e como resolver

• Problema: O documento foi anexado na categoria incorreta.

• Causa provável: O arquivo foi enviado sem selecionar uma das categorias disponíveis.

• Ação recomendada: Remova o anexo feito e anexe novamente o documento utilizando a categoria correta (Documento Fiscal, Documento de Pagamento, Comprovante ou Outros).

Dúvidas relacionadas

P: Posso anexar documentos em despesas pagas e a pagar?

R: Sim. O recurso está disponível para ambos os tipos de despesa.

P: O que acontece se eu anexar um arquivo sem escolher uma categoria?

R: O sistema classifica automaticamente o documento na categoria Outros.

Palavras-chave de busca

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