Antes de tudo, o que é um envelope de documentos eletrônicos?

É, literalmente, um envelope digital onde você poderá incluir documentos em que as partes de um contrato poderão assinar, seja um contrato de locação ou de prestação de serviço.

Agora que você já sabe o que é um envelope, veja como criar um e solicitar as assinaturas:

1º Dentro do seu sistema de gestão, acesse menu Contratos → Documentos eletrônicos:

2º Clique em “Novo envelope”:

3º Escolha o tipo do envelope:

• De contrato: Será criado um envelope de documentos de um contrato de locação. Nele poderá ser assinado o contrato de locação, o laudo de vistoria, o termo de entrega de chaves, e qualquer outro documento voltado para o contrato de locação;
  
  
• De imóvel: Será criado um envelope de documentos para a administração de imóveis. Nele poderá ser assinado o contrato de prestação de serviço, o laudo de vistoria, e qualquer outro documento voltado para a administração do imóvel.

Envelope de contrato

Nesse tipo de envelope é possível incluir qualquer documento relacionado a algum contrato de locação.

1º Na tela “Selecione os assinantes”, informe o contrato em que o envelope será vinculado:

2º Informe as pessoas que vão assinar o contrato:

- Os e-mails dos assinantes e suas respectivas titularidades no contrato aparecerão nos campos correspondentes, é importante que este e-mail seja realmente do assinante, e que os dados de nome e CPF estejam corretamente cadastrados no sistema.

3º Se o contrato tiver testemunhas, você poderá inseri-las como assinantes.

- É necessário a inclusão dos dados: Nome, e-mail, RG e CPF para garantir a validade da assinatura.

4º Você pode incluir a assinatura da imobiliária, e/ou escolher a ordem que os assinantes receberão e assinarão o contrato no bloco 'Mais opções':

- Inserir assinatura da imobiliária: Esta opção inclui o campo de assinatura da imobiliária. Este campo sempre ficará por último das assinaturas.

- Definir ordem de envio do e-mail das assinaturas eletrônicas: A ordem definida na ferramenta será para a entrega do pedido de assinatura, e a próxima pessoa só receberá o pedido quando a anterior já tiver assinado. Ou seja, se você definir que é primeiro o locatário, e depois o locador, o locador só receberá o pedido para assinar o contrato quando o locatário assinar.

- Depois de configurar os assinantes, clique em próximo.

5º Escolha os documentos que serão assinados pelas pessoas envolvidas no contrato:

- Você pode escolher mais de um documento para ser assinado, desde que, o modelo deste documento esteja pré-cadastrado dentro do seu sistema de gestão;

- Para o laudo de vistoria ser assinado, o mesmo deve estar finalizado, e não pode estar em outro envelope eletrônico ativo, ou seja, que não foi recusado/cancelado;

- Observação: Não é preciso incluir variáveis de assinatura das pessoas nos modelos de contrato, a ferramenta acrescenta os campos automaticamente de acordo com a configuração do passo anterior.

6º Confira se está tudo certo, e salve o envelope de documentos eletrônicos:

- Após salvar o envelope, clique em “Acessar envelope” para conferi-lo e solicitar as assinaturas.

- A partir daqui o contrato passará a ser um contrato digital, e todas as assinaturas deverão ser feitas de forma eletrônica pelo Owli, ou via e-mail.

7º Ao acessar o envelope eletrônico, confira os documentos a serem assinados, e as pessoas que vão assinar.

- Confira os documentos clicando no nome de cada documento, as pessoas e seus respectivos e-mails.

- Se algo não estiver certo, clique em Ações → Cancele o envelope → E refaça os passos acima.

8º Se tudo estiver certo, clique em "Solicitar assinaturas":

Envelope de imóvel

Nesse tipo de envelope, é possível incluir qualquer documento relacionado a algum contrato de administração do imóvel, como contrato de prestação de serviços, ou o laudo de vistoria do imóvel.

1º Informe o endereço do imóvel em que o envelope será vinculado:

2º Informe as pessoas que vão assinar os documentos. Neste caso, serão listados os proprietários e beneficiários do imóvel:

- Os e-mails dos assinantes, e suas respectivas titularidades no imóvel, aparecerão nos campos correspondentes, é importante que este e-mail seja realmente do assinante, e que os dados de nome e CPF estejam corretamente cadastrados no sistema.

3º Se for preciso, é possível adicionar testemunhas como uma parte assinante.

- É necessário a inclusão dos dados: Nome, e-mail, RG e CPF para garantir a validade da assinatura.

4º Você pode incluir a assinatura da imobiliária no bloco 'Mais opções':

- Inserir assinatura da imobiliária: Esta opção inclui o campo de assinatura da imobiliária. Este campo sempre ficará por último das assinaturas.

- Depois de configurar os assinantes, clique em próximo.

5º Escolha os documentos que serão assinados pelas pessoas envolvidas no contrato:

- Você pode escolher mais de um documento para ser assinado, desde que, o modelo deste documento esteja pré-cadastrado dentro do seu sistema de gestão;

- Para o laudo de vistoria ser assinado, o mesmo deve estar finalizado e não pode estar em outro envelope eletrônico ativo, ou seja, que não foi recusado/cancelado;

- Observação: Não é preciso incluir variáveis de assinatura das pessoas nos modelos de contrato, a ferramenta acrescenta os campos automaticamente de acordo com a configuração do passo anterior.

6º Confira se está tudo certo, e salve o envelope de documentos eletrônicos:

- Após salvar o envelope, clique em “Acessar envelope” para conferi-lo, e solicitar as assinaturas.

7º Ao acessar o envelope eletrônico conferir os documentos a serem assinados, e as pessoas que vão assinar.

- Confira os documentos clicando no nome de cada documento, as pessoas, e seus respectivos e-mails.

- Se algo não estiver certo, clique em Ações → Cancele o envelope → E refaça os passos acima.

8º Se tudo estiver certo, clique em "Solicitar assinaturas":