Como enviar envelopes eletrônicos para signatários com o mesmo e-mail

Visão geral

O sistema permite criar envelopes eletrônicos para signatários diferentes que compartilham o mesmo endereço de e-mail ou número de WhatsApp. Nesses casos, cada participante mantém sua própria solicitação de assinatura, mesmo quando os contatos são iguais.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo quando precisar criar um envelope eletrônico para duas ou mais pessoas que utilizam o mesmo e-mail ou número de WhatsApp, ou quando houver dúvidas sobre como essas pessoas devem realizar as assinaturas.

Sintoma ou cenário

Dois ou mais signatários utilizam o mesmo endereço de e-mail.
Diferentes participantes compartilham o mesmo número de WhatsApp.
É necessário enviar um contrato para assinatura de pessoas que centralizam suas comunicações em um único contato.
O envelope não pode ser salvo porque há informações de identificação duplicadas.

Benefício para o usuário ou operação

Mais flexibilidade para cadastrar signatários que compartilham contatos.
Redução de bloqueios durante a criação de envelopes eletrônicos.
Organização das solicitações de assinatura de cada participante.
Mais agilidade na formalização de contratos com casais, sócios ou outros participantes que utilizam contatos compartilhados.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o fluxo de criação de envelopes eletrônicos pelo menu Documentos Eletrônicos ou pelo bloco Envelopes eletrônicos no perfil do contrato, conforme o processo utilizado pela imobiliária.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Ter os dados de identificação de todos os signatários.
Conferir o CPF ou CNPJ de cada participante.
Ter o endereço de e-mail ou número de WhatsApp compartilhado que será utilizado para receber as solicitações.

Causas prováveis

A necessidade de enviar solicitações de assinatura para diferentes participantes que utilizam o mesmo canal de contato, como casais ou sócios que compartilham um endereço de e-mail ou número de WhatsApp.

Como fazer ou corrigir

Em operações imobiliárias, é muito comum encontrar cenários onde duas ou mais pessoas compartilham o mesmo canal de contato. Pensando em dar mais flexibilidade ao seu dia a dia, removemos o bloqueio que impedia a criação de documentos eletrônicos quando signatários diferentes possuíam o mesmo endereço de e-mail ou número de WhatsApp.

A partir de agora, o sistema aceita normalmente esse preenchimento, garantindo uma comunicação organizada que utilizam contatos compartilhados.

Como Funciona na Prática (Fluxo de envio e assinatura)

Você pode continuar criando seus envelopes através do fluxo tradicional do sistema no menu de Documentos Eletrônicos. Ao adicionar os participantes:

Cadastro de Contatos Iguais: Insira os dados de identificação de cada signatário normalmente. Você pode repetir o mesmo e-mail para os assinantes que compartilham o canal (ex: Locatário e Locador usando o mesmo e-mail).
Recebimento Unificado: O destinatário receberá um único e-mail estruturado com uma tabela organizada pela Certisign, contendo os links e contextos individuais de cada pessoa.
Assinatura Sequencial: Para concluir o processo com sucesso, a pessoa que gerencia o e-mail deve realizar a assinatura em etapas:

Clicar no primeiro link da tabela (ex: Assinante: Teste) ➔ Concluir a assinatura dentro da plataforma.
Retornar ao e-mail, clicar no segundo link da tabela (ex: Assinante: Beca) ➔ Concluir a segunda assinatura.

Resultado esperado

O envelope poderá ser criado com signatários diferentes que compartilham o mesmo endereço de e-mail ou número de WhatsApp, desde que cada participante possua um CPF ou CNPJ distinto. As assinaturas deverão ser realizadas individualmente, por meio dos respectivos links.

Quando escalar

Acione o suporte se o sistema bloquear a criação do envelope mesmo com documentos de identificação diferentes, se os links individuais não forem disponibilizados ou se houver erro durante a realização das assinaturas.

Informações para escalonamento

Identificação do contrato ou envelope eletrônico.
Print da mensagem de erro, se houver.
Quantidade de signatários envolvidos.
Informação sobre o contato compartilhado: e-mail ou WhatsApp.
Confirmação de que os CPFs ou CNPJs dos participantes são diferentes.
Descrição da etapa em que ocorre o problema.

Regras importantes / Observações

Signatários diferentes podem utilizar o mesmo endereço de e-mail ou número de WhatsApp.
Cada participante deve possuir seu próprio CPF ou CNPJ. O sistema não permite repetir o mesmo documento de identificação para mais de um signatário no mesmo envelope.
Quando diferentes signatários utilizam o mesmo e-mail, a mensagem recebida contém links individuais para cada participante.
Cada assinatura deve ser realizada separadamente pelo respectivo link. Assinar por um dos links não conclui automaticamente a assinatura dos demais participantes.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O sistema não permite salvar o envelope com signatários que utilizam o mesmo contato.
Causa provável: O mesmo CPF ou CNPJ foi informado para mais de um participante.
Ação recomendada: Confira os dados de identificação de cada signatário e corrija eventuais duplicidades. Cada participante deve ter seu próprio CPF ou CNPJ.

Problema: Um dos signatários acredita que precisa assinar apenas uma vez porque todos utilizam o mesmo e-mail.
Causa provável: Os participantes compartilham o contato, mas possuem solicitações de assinatura individuais.
Ação recomendada: Oriente o responsável pelo e-mail a abrir cada link da mensagem e concluir separadamente a assinatura de cada participante.

Problema: Um dos links de assinatura não aparece na mensagem recebida.
Causa provável: A mensagem recebida pode não apresentar todas as solicitações esperadas.
Ação recomendada: Confira a tabela da mensagem e identifique os participantes listados. Se algum link estiver ausente, registre o ocorrido e acione o suporte.

Dúvidas relacionadas (FAQ)

P: Duas pessoas podem utilizar o mesmo e-mail para assinar um contrato?
R: Sim. O sistema permite que signatários diferentes utilizem o mesmo endereço de e-mail. Cada pessoa deverá realizar sua assinatura pelo link individual correspondente.

P: Duas pessoas podem utilizar o mesmo número de WhatsApp?
R: Sim. O sistema também permite utilizar o mesmo número de WhatsApp para signatários diferentes.

P: Se duas pessoas utilizam o mesmo e-mail, elas precisam clicar em um único link para assinar?
R: Não. A mensagem contém links individuais para cada participante. É necessário acessar cada link e concluir cada assinatura separadamente.

P: Por que o sistema bloqueia o envelope quando os contatos são iguais?
R: O uso de e-mail ou número de WhatsApp compartilhado é permitido. Porém, cada signatário precisa ter um CPF ou CNPJ diferente. O sistema não permite repetir o mesmo documento de identificação no mesmo envelope.

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