Como identificar problemas no envio e recebimento de e-mails

Descrição:

Este artigo explica como identificar e resolver problemas comuns no envio e recebimento de e-mails no sistema, abordando causas como falhas de configuração, limitações de provedores e problemas com serviços de terceiros, como o SendGrid.

Solução:

1. Verifique se o problema é 'e-mail não enviado' ou 'e-mail não recebido';

2. Possíveis causas para falha no envio:

• • Falha na aplicação (ERP);
  • E-mail do remetente e/ou destinatário não configurado ou configurado incorretamente;
  • Configuração incorreta na régua de cobrança;
  • Falta de cobranças para notificar;
  • Falha na execução do cron de notificação;
  • Problemas no serviço SendGrid.

Verificar envio no sistema:

• • 1. Acesse a licença e vá para o 'Histórico de e-mails enviados' para checar se os e-mails foram enviados pelo sistema;
    2. Solicite ao cliente endereços de e-mail que não estão recebendo as mensagens e verifique se o problema é específico de alguns destinatários ou generalizado;
    3. Avalie a taxa de entregabilidade ao longo de três meses. Se a taxa de envio for superior a 90%, o problema provavelmente não está na Superlógica ou no SendGrid;
    4. Verifique a configuração do e-mail do remetente e a validade dos endereços de e-mail;
    5. Confirme se o cron de notificação está sendo executado diariamente. No 'Histórico de alterações', pesquise por '[SUDO] Notificação automática' para verificar a execução;
    6. Revise configurações adicionais, como a régua de cobrança.

Problemas de Recebimento de E-mails:

1. Após o envio, os e-mails passam pelo SendGrid e são direcionados para os provedores (Gmail, Yahoo, Outlook, etc.), onde podem ocorrer falhas;
2. Causas comuns de falha no recebimento:
   • Falta de confiança no remetente (SPF não configurado);
   • Erros de protocolo;
   • Caixa de entrada lotada;
   • Endereço de e-mail inválido;
   • E-mails marcados como SPAM pelo destinatário.
     
     
3. Status de entrega no SendGrid:
   • O SendGrid retorna informações de status sobre os e-mails nos últimos três dias;
   • Verifique se o e-mail foi recebido pelo provedor, entregue ao destinatário, ou se foi aberto;
   • Caso um e-mail não conste nos registros de status dos últimos três dias, solicite um reenvio para monitorar o processo.

     4. Considerações sobre Provedores Gratuitos (Gmail, Hotmail, Yahoo):

• • E-mails enviados de provedores gratuitos têm limitações diárias (cerca de 200 a 300 envios por dia) e não permitem configuração de SPF, o que afeta a entregabilidade;
  • O recebimento de muitos e-mails de uma só vez também pode ser adiado por esses provedores para gerenciar o fluxo.

     5. Configuração de SPF para Domínios Próprios:

• • • Para domínios próprios, a configuração de SPF é obrigatória. 

Entenda o SPF:

• • • 1. Você sabia que, não faz muito tempo, qualquer pessoa poderia mandar um e-mail como se fosse você? Por isso existia tanto SPAM e mensagens falsas;
      2. Agora isso não é mais assim graças ao SPF;
      3. Funciona assim: quando alguém tenta enviar uma mensagem cujo remetente é, por exemplo, president@whitehouse.gov, o destinatário faz uma consulta num servidor chamado DNS para verificar quais IPs podem enviar e-mails legítimos do domínio whitehouse.gov;
      4. Desta forma, somente IPs previamente autorizados pela whitehouse.gov podem enviar e-mails com o final @whitehouse.gov, o que não acontecia antes;
      5. Da mesma forma, o Superlógica precisa que você altere o registro DNS seudominio.com.br liberando os IPs de nossos servidores. Só você e/ou a pessoa que cuida de seu domínio, pode fazer isto.

Como melhorar a entregabilidade dos e-mails enviados: 

• • • 1. O SPF (Sender Policy Framework) verifica se o e-mail é enviado de um servidor autorizado pelo domínio. Essa configuração reduz o risco de SPAM e falsificação de remetente;
      2. No caso do Superlógica, é necessário adicionar uma entrada TXT ao DNS do domínio, com o seguinte valor:
         v=spf1 include:_spf.superlogica.com
      3. Após a configuração, pode levar até 48 horas para a alteração se propagar pela internet. Teste o SPF do seu domínio no site: meuspf.com. 

Observações: A configuração do SPF no domínio do cliente é fundamental para melhorar a entregabilidade dos e-mails. E-mails com domínio próprio oferecem mais controle sobre a configuração de entrega em comparação aos e-mails gratuitos.