Como usar a ferramenta de alteração de despesas para o cartão?
Visão geral
Este conteúdo detalha o processo de como ajustar o valor de uma despesa no contas a pagar e lançar automaticamente a diferença para o próximo ciclo de cobrança do inquilino, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema Superlógica Imobi.
Quando usar este artigo
Utilize este guia sempre que o valor real de uma despesa divergir do valor originalmente provisionado no a pagar ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.
Sintoma ou cenário
O boleto de uma despesa (condomínio, IPTU, água) chegou com valor diferente do provisionado, e a cobrança do inquilino via cartão já foi gerada com o valor anterior.
Benefício para o usuário ou operação
Correção ágil de divergências de despesas sem retrabalho manual.
Lançamento automático da diferença no próximo ciclo do inquilino.
Controle de resíduos sem impactar a remessa bancária em curso.
Onde acessar / contexto de uso
Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até a tela de controle de contas a pagar no menu Despesas > A Pagar.
Pré-requisitos (Antes de começar)
Perfil Exato: Acesso ao módulo Financeiro com permissão de escrita (Contas a Pagar).
Recursos sistêmicos: Módulo de Contas a Pagar ativo no plano contratado.
Insumos e dados técnicos: Despesa lançada como Nova Despesa para Terceiro (Despesa com Composição) e provisionada no A Pagar.
Causas prováveis
Necessidade de atualização de dados ou execução de rotina periódica da imobiliária.
Como fazer ou corrigir
Normalmente, a cobrança de aluguel engloba mais encargos do que somente a composição do aluguel básico. Em algumas situações, o boleto de alguma despesa (que é paga pelo inquilino junto com o aluguel) chega com valor diferente após a cobrança original já ter sido gerada. Contudo, a imobiliária precisa realizar o pagamento da despesa no valor real do documento para que o imóvel não fique com débitos atrasados.
Com a antecedência de faturamento exigida nas cobranças automáticas de cartão de crédito, esse cenário de divergência pode acontecer com frequência. A melhor prática nesses casos é quitar o boleto correto e cobrar a diferença dessa despesa no próximo mês do inquilino.
Existe uma forma simples de automatizar esse controle pelo sistema utilizando a ferramenta de "Alterar valor da despesa no a pagar". Com essa solução, a imobiliária altera o valor que será pago de fato ao fornecedor e o sistema se encarrega de lançar o resíduo para o locatário. Siga os passos abaixo para ver como funciona:
Acesse o menu Despesas > A Pagar;
Localize a despesa que precisa ter o valor modificado;
Passe o mouse sobre o lançamento e clique no botão de edição (Alterar valor no a pagar).
⚠️ Regra de Ouro para a Função: Para que essa opção fique disponível para alteração, a despesa deve obrigatoriamente preencher os seguintes requisitos técnicos:
Ser uma despesa lançada sob a estrutura de Nova Despesa para Terceiro (Despesa com Composição);
Estar devidamente lançada e provisionada no módulo "A Pagar" do sistema;
Possuir o crédito direcionado para um Terceiro (administradora de condomínio, prefeitura, etc.).
1. No campo “Valor”, insira o novo valor real do boleto físico que a imobiliária vai pagar;
2. O sistema identificará automaticamente o valor da diferença e perguntará se você deseja desconsiderar o resíduo ou cobrar a diferença no próximo ciclo do inquilino;
3. Marque a opção de cobrar no próximo mês e clique em Salvar.
Após salvar, o sistema atualizará o valor no a pagar da imobiliária e executará duas mudanças automáticas no contrato:
A despesa modificada receberá uma etiqueta roxa de “Lançado com diferença”, identificando visualmente que o título possui pendências de acerto;
O sistema lançará de forma automática o débito ou crédito residual para o faturamento do mês seguinte do locatário.
Resultado esperado
Ao concluir os passos, o sistema processará a solicitação de como usar a ferramenta de alteração de despesas para o cartão com sucesso. Você visualizará uma confirmação na tela, o valor da despesa será corrigido no a pagar e a diferença será agendada para o próximo ciclo de cobrança com total transparência.
Quando escalar
Caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas de script ao tentar alterar o valor no a pagar ou se o lançamento residual automático de cobrança para o mês seguinte não for gerado na ficha do contrato.
Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento
Print da tela financeira exibindo o erro.
ID do contrato de locação e nome do locatário afetado.
Data e hora do ocorrido.
Regras importantes / Observações
- Para que o fluxo de contas a pagar seja contabilizado corretamente nos relatórios de fluxo de caixa, processe o arquivo de retorno bancário de despesas na mesma tela (Despesas > A Pagar) para confirmar a liquidação financeira do título.
Problemas comuns e como resolver
- Problema: O boleto de condomínio que a imobiliária precisa pagar e enviar para a remessa em lote possui rateios complexos de responsabilidade entre as partes (ex: fundo de reserva do proprietário e consumo de água do inquilino).
Causa provável: Tentativa de desmembrar manualmente um único boleto em múltiplos lançamentos soltos no contas a pagar, o que corrompe o código de barras unificado.
Ação recomendada: Utilize a estrutura de Nova Despesa para Terceiro (Despesa com Composição). Essa ferramenta foi projetada especificamente para detalhar as composições do valor total e atribuir os débitos corretos a cada parte (inquilino/proprietário), enquanto o financeiro gera e agenda um único código de barras pelo valor total unificado para a remessa bancária de pagamento ao fornecedor.
Dúvidas relacionadas
P: Onde devo realizar o processamento do arquivo de retorno enviado pelo banco para dar a baixa automática e liquidar as despesas pagas? R: Diferente do retorno de receitas de clientes, o arquivo de retorno bancário de despesas deve ser processado obrigatoriamente na mesma tela onde o arquivo de remessa foi gerado (Despesas > A Pagar). Basta clicar em Processar Retorno e carregar o arquivo fornecido pelo banco.
P: Como utilizar descrições dinâmicas de competência para que as referências das despesas mudem sozinhas todo mês nos boletos? R: Ao lançar a Despesa para Terceiro, você pode utilizar as variáveis de data no complemento da descrição, tais como %mes_atual% ou %ano_atual%. Isso garante que a referência de data seja dinâmica e atualizada automaticamente a cada mês pelo sistema, evitando textos estáticos desatualizados.
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