Como gerenciar chaves de imóveis no CRM

Visão geral

Este conteúdo detalha o procedimento de gestão e controle de chaves no CRM Superlógica Imobiliárias, cobrindo o mapeamento de posições em quadros físicos (chaveiros), vínculo com imóveis, rotinas de retirada e devolução, emissão de termos de responsabilidade e fluxo de baixa definitiva.

Quando usar este artigo

Utilize este guia para organizar o quadro físico de chaves da imobiliária no sistema, registrar retiradas para visitas ou manutenções, acompanhar prazos de devolução, emitir termos de entrega e aprovar solicitações de baixa de chaveiros.

Sintoma ou cenário

O usuário precisa cadastrar novas posições no quadro de chaves, vincular um imóvel capturado a um chaveiro vago, liberar chaves para corretores, prestadores ou clientes (leads) e controlar pendências ou atrasos de devolução.

Benefício para o usuário ou operação

• Rastreabilidade total: Controle em tempo real de quem retirou a chave, o motivo e a previsão de devolução.

• Redução de perdas: Monitoramento de pendências e devoluções em atraso.

• Segurança e conformidade: Geração de termo impresso de responsabilidade assinado pelo responsável no momento da retirada.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o CRM pelo computador e navegue até o menu superior Imóveis > Chaves.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Ações administrativas (cadastro de quadro, devolução e baixa) exigem perfil Gestor ou Diretor. Corretores possuem acesso para vínculo inicial no cadastro do imóvel e retirada.

• Dados Necessários: Estrutura física do quadro de chaves da imobiliária (quantidade e numeração dos ganchos/posições).

Causas prováveis

Organização inicial da imobiliária, captação de novos imóveis, liberação de chaves para visitas com clientes, envio de chaves para manutenção/vistoria ou inativação de ficha de imóvel na carteira.

Como fazer ou corrigir

1. Cadastro de Chaveiros (Posições do Quadro Físico)

O chaveiro representa o gancho ou posição no quadro físico da imobiliária.

1. Acesse Imóveis > Chaves.

2. Clique na opção Novo Chaveiro
   
   2.1 O cadastro do chaveiro pode ser realizado tanto individual quanto em massa (selecionando a opção de ‘Cadastro em massa’ e inserir o número inicial e final da quantidade de chaves). O sistema permite o cadastro em massa de no máximo 150 chaveiros, porém a operação pode se repetir quantas vezes for necessário;
   
   

3. Os novos chaveiros criados receberão automaticamente o status de Vago (pois ainda não possuem imóvel associado).

2. Status dos Chaveiros

• Vago: Posição livre no quadro, sem imóvel vinculado (indisponível para retirada).

• Disponível: Chaveiro vinculado a um imóvel e presente na imobiliária (pronto para retirada).

• Emprestado: Chave retirada da imobiliária dentro do prazo de devolução.

• Atrasado: Chave emprestada cujo horário/data limite de devolução já expirou.

3. Vincular Imóveis e Cadastrar Chaves

• Pelo Menu Chaves (Exclusivo Gestor/Diretor):

  1. Localize um chaveiro com status Vago e clique em Vincular Imóvel.
     

  2. Busque pelo imóvel desejado, informe a quantidade e os tipos de chaves (ex.: 2 chaves da porta principal, 1 do portão) e salve.

  3. O chaveiro mudará para o status Disponível.

• Durante o Cadastro do Imóvel (Gestor, Diretor e Corretor):

  1. Na segunda tela de cadastro do imóvel, defina o Local das chaves como Imobiliária.

  2. Clique em Cadastrar nova chave e selecione um chaveiro vago.
     

  3. Informe a quantidade de chaves e conclua o salvamento do imóvel. (Nota: Após o salvamento, apenas Gestores e Diretores podem editar as chaves vinculadas).
     

4. Retirada de Chaves

A retirada pode ser iniciada pelo atendimento do Lead ou pela Ficha do Imóvel:

• Na Ficha do Lead: Clique em Retirar chaves, escolha o responsável (Corretor ou Lead desacompanhado), defina a data/hora de devolução e confirme.
  

• Na Ficha do Imóvel: Clique em Ações do imóvel > Retirar Chaves, selecione o motivo (Visita, Fotos, Manutenção, Vistoria, Outras imobiliárias ou Proprietário), preencha os dados do responsável e o prazo de retorno.

• Termo de Retirada: Durante a confirmação, opte por imprimir o termo físico para coleta de assinatura do responsável.
  

5. Baixa Definitiva de Chaves

A baixa definitiva desvincula o imóvel do chaveiro, retornando o gancho ao status de Vago.

1. O corretor pode solicitar a baixa ao inativar um imóvel.
   

2. O Gestor receberá uma notificação no canto superior direito do menu Chaves.

3. Clique na notificação, revise as solicitações pendentes e clique em Baixar Chaves para aprovar ou rejeitar.
   

4. Regra: A baixa definitiva só é permitida se a chave estiver com status Disponível (chaves emprestadas não podem sofrer baixa).

Suporte e Atendimento

Se você tiver dúvidas sobre permissões ou encontrar falhas no controle de chaveiros, entre em contato pelo WhatsApp:

Suporte: (11) 91573-4091

Resultado esperado

Ao concluir as movimentações, a posição no painel de chaves refletirá a situação real do quadro físico da imobiliária (Disponível, Emprestado ou Vago), garantindo a auditoria completa das saídas e devoluções.

Quando escalar

Escale o suporte caso o sistema não libere a retirada de uma chave disponível, apresente erro na gravação de termos em PDF ou não processe as confirmações de baixa solicitadas pelo gestor.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Print da tela do erro ou do painel de chaves.

• Número/código do chaveiro e código de referência do imóvel.

• E-mail e perfil do usuário logado.

• Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

• O cadastro em massa permite até 150 chaveiros por operação (o processo pode ser repetido quantas vezes forem necessárias).

• Corretores podem cadastrar e solicitar a retirada de chaves, mas a edição de chaveiros, devolução no sistema e aprovação de baixa definitiva são restritas a perfis de Gestor ou Diretor.

• O filtro padrão da tela de gestão de chaves ocultará os chaveiros Vagos para facilitar a visualização operacional das chaves ativas.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: Não é possível realizar a baixa definitiva do chaveiro.

  • Causa provável: O chaveiro consta com status Emprestado ou Atrasado.

  • Ação recomendada: Registre primeiro a devolução da chave para que seu status retorne a Disponível antes de confirmar a baixa.

• Problema: O corretor não consegue editar a quantidade de chaves de um imóvel recém-criado.

  • Causa provável: Restrição de perfil. Corretores só cadastram a chave no ato da criação da ficha.

  • Ação recomendada: Solicite a um Gestor ou Diretor que realize o ajuste necessário pelo menu Imóveis > Chaves.

Dúvidas relacionadas

• P: Como consultar chaves em atraso na imobiliária?

  R: Acesse Imóveis > Chaves e utilize o filtro de status selecionando a opção Atrasado para listar todas as devoluções pendentes fora do prazo.

• P: Um cliente pode visitar o imóvel sozinho e assinar o termo de retirada?

  R: Sim. Na tela de retirada, selecione o Lead como responsável, defina o horário de devolução e imprima o termo de retirada para coleta da assinatura do cliente.

Palavras-chave de busca

Gestão de Chaves, controle de chaves CRM, retirar chaves imobiliária, termo de retirada de chave, quadro de chaves, suporte Superlógica, manual CRM