Exportação Contábil, como funciona?

Visão geral

A Exportação Contábil permite gerar um arquivo com as movimentações financeiras registradas no sistema para envio ao sistema utilizado pela contabilidade.

A exportação pode incluir:

Cobranças;
Receitas;
Despesas;
Transferências;
Receitas lançadas diretamente na tela de movimentações;
Notas fiscais.

Depois que o arquivo é gerado, a contabilidade pode importá-lo no sistema contábil utilizado para reconhecer as movimentações e realizar os procedimentos de fechamento contábil.

Atualmente, a integração está disponível para Alterdata, Domínio, Folhamatic, Prosoft, Phoenix, Contimatic, NGContábil, SulProg, SCI, Questor, Multitec, Airenet, Ledware, Sage e Contab Milenium.

A integração também permite enviar as informações relacionadas às notas fiscais convertidas no sistema, evitando a necessidade de baixar individualmente os arquivos XML para encaminhá-los à contabilidade.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo quando precisar:

Entender como funciona a Exportação Contábil;
Solicitar a ativação da ferramenta;
Configurar o sistema contábil utilizado pela contabilidade;
Cadastrar o contador e conceder acesso à ferramenta;
Configurar históricos, contas e relacionamentos contábeis;
Gerar uma nova exportação para envio à contabilidade.

Sintoma ou cenário

A imobiliária precisa enviar suas movimentações financeiras para a contabilidade.
A contabilidade precisa receber um arquivo compatível com o sistema contábil utilizado.
A imobiliária está configurando a Exportação Contábil pela primeira vez.
É necessário relacionar o plano gerencial utilizado no sistema ao plano contábil.
É necessário definir contas contábeis, históricos ou contas padrão antes de realizar uma exportação.

Benefício para o usuário ou operação

Centraliza em um único arquivo as movimentações que precisam ser reconhecidas pela contabilidade.
Reduz o trabalho manual de preparação das informações para o fechamento contábil.
Evita a necessidade de baixar individualmente os XML das notas fiscais convertidas no sistema.
Permite configurar previamente as regras contábeis utilizadas na exportação.

Onde acessar / contexto de uso

Após a ferramenta estar ativada e o acesso do contador configurado, acesse:

Financeiro > Exportação contábil

As configurações da ferramenta ficam disponíveis pela engrenagem de Configuração, localizada na parte superior direita da tela.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Ter a ferramenta Exportação Contábil ativada para a imobiliária.
Utilizar um dos sistemas contábeis compatíveis com a integração.
Ter o contador cadastrado como usuário do sistema.
Conceder ao usuário a permissão Exportação contábil.
Ter o código da empresa no sistema utilizado pela contabilidade.
Ter as informações contábeis necessárias para configurar históricos, contas e relacionamentos.

Causas prováveis

A Exportação Contábil é utilizada quando a imobiliária precisa disponibilizar suas movimentações financeiras para processamento no sistema utilizado pela contabilidade.

Para que o arquivo seja gerado corretamente, é necessário relacionar os registros financeiros do ERP ao plano contábil utilizado pela contabilidade.

Como fazer ou corrigir

1. Solicitar a ativação da Exportação Contábil

Antes de realizar as configurações, é necessário solicitar a ativação da ferramenta Exportação Contábil.

A solicitação pode ser feita pelos canais de atendimento disponibilizados pela Superlógica.

Após a ativação, o contador poderá ser cadastrado como usuário para realizar as configurações necessárias.

2. Cadastrar o contador e conceder acesso

Cadastre o contador como usuário da imobiliária e conceda a permissão:

Exportação contábil

Após o acesso ser concedido, oriente o contador a acessar: Financeiro > Exportação contábil

Oriente seu contador a acessar o sistema, clicar no menu lateral esquerdo “Financeiro” e clicar em “Exportação contábil”:

3. Acessar as configurações da Exportação Contábil

Na tela de Financeiro >Exportação contábil, clique na engrenagem de configuração, localizada na parte superior direita.

As configurações disponíveis na tela não precisam ser realizadas na ordem em que aparecem. Para evitar inconsistências na exportação, siga a sequência de configuração abaixo.

4. Configurar o sistema contábil

Acesse Configurações do sistema contábil e clique em Editar.

Em seguida:

Selecione o sistema contábil utilizado pela contabilidade.
Informe o código da empresa no sistema contábil.
Clique em Salvar.

Essa configuração define para qual sistema contábil o arquivo será preparado.

5. Configurar o histórico padrão

Após configurar o sistema contábil, atualize a página e configure o Histórico padrão, utilizado para identificar os registros dos movimentos contábeis.

Para alterar ou informar um dado, dê dois cliques com o botão esquerdo do mouse sobre o campo desejado e preencha a informação necessária.

6. Configurar o “De” e “Para” da exportação

Configure o relacionamento entre as contas utilizadas no sistema e as contas do plano contábil.

Essa configuração define o “De” e “Para” da exportação, convertendo as informações do plano gerencial utilizado no sistema para o plano contábil utilizado pela contabilidade.

7. Configurar as contas contábeis de clientes e fornecedores

Configure as contas contábeis correspondentes aos clientes e fornecedores que participarão da exportação.

Essa etapa permite que os registros exportados sejam associados às respectivas contas contábeis.

Também é possível realizar essa configuração utilizando grupos, facilitando o cadastro quando houver vários clientes ou fornecedores que utilizem a mesma estrutura contábil.

8. Cadastrar as contas contábeis padrão

Cadastre as contas contábeis padrão que serão utilizadas quando um lançamento não possuir uma conta contábil específica definida.

Essa configuração funciona como uma referência para os lançamentos que não tenham uma conta contábil própria configurada.

9. Configurações opcionais

A tela também disponibiliza configurações adicionais para personalizar a exportação.

Entre elas, é possível configurar a exibição de movimentações que possuem notas fiscais emitidas.

Em Mais opções, também estão disponíveis configurações adicionais para definir o comportamento da exportação conforme a necessidade da contabilidade.

10. Criar uma nova exportação

Após concluir as configurações, volte para a tela inicial da Exportação contábil e clique em Nova exportação.

Informe as características da exportação, como:

Período que será exportado;
Conta bancária;
Blocos de registros que deverão compor o arquivo.

Revise as informações selecionadas e prossiga com a geração do arquivo.

11. Enviar o arquivo para a contabilidade

Após a geração, utilize o arquivo no sistema contábil correspondente.

A contabilidade poderá importar o arquivo para realizar o reconhecimento das movimentações e os procedimentos de fechamento contábil.

A exportação será gerada de acordo com o período, conta bancária e blocos de registros selecionados, contendo as movimentações configuradas para integração com o sistema contábil.

O arquivo poderá então ser importado no sistema utilizado pela contabilidade, reduzindo a necessidade de tratamento manual das informações.

Sistemas contábeis integrados

Alterdata
Domínio
Folhamatic
Prosoft
Contábil Phoenix
Contmatic
NG Contábil
SulProg
SCI
Questor
Multitec
Airenet
Ledware
Grupo IOB
Contab Milenium

Resultado esperado

A exportação é gerada de acordo com o período, conta bancária e blocos de registros selecionados, contendo as movimentações configuradas para integração com o sistema contábil.

O arquivo gerado pode ser importado no sistema utilizado pela contabilidade, reduzindo a necessidade de tratamento manual das informações.

Quando escalar

Escale o atendimento quando:

A ferramenta Exportação Contábil não estiver disponível mesmo após a solicitação de ativação.
Um sistema contábil listado como integrado não aparecer para seleção.
O sistema apresentar erro durante a configuração ou geração da exportação.
A exportação não for gerada de acordo com as configurações realizadas.
O arquivo gerado apresentar uma inconsistência que não possa ser corrigida pelas configurações disponíveis na tela.

Informações para escalonamento

Sistema contábil utilizado.
Período selecionado para a exportação.
Conta bancária utilizada na exportação.
Blocos de registros selecionados.
Configuração contábil relacionada ao comportamento apresentado.
Print ou captura de tela da mensagem de erro ou inconsistência.
Arquivo gerado, quando o problema estiver relacionado ao conteúdo da exportação.

Regras importantes / Observações

A ferramenta Exportação Contábil precisa ser ativada antes da utilização.
O contador deve possuir usuário cadastrado e acesso à Exportação contábil.
As configurações contábeis devem ser realizadas antes da geração da exportação.
A configuração do sistema contábil deve ser feita antes das demais configurações relacionadas ao plano contábil.
As contas contábeis padrão são utilizadas para lançamentos que não possuem uma conta contábil específica definida.
A exportação pode ser personalizada por período, conta bancária e blocos de registros.
A disponibilidade dos sistemas contábeis depende das integrações existentes na ferramenta.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O contador não consegue acessar a Exportação Contábil.
Causa provável: O usuário não possui a permissão Exportação contábil.
Ação recomendada: Acesse o cadastro do usuário e conceda a permissão Exportação contábil.

Problema: O sistema contábil não está configurado para a exportação.
Causa provável: A configuração do sistema contábil ou do código da empresa ainda não foi realizada.
Ação recomendada: Acesse a engrenagem de configuração, entre em Configurações do sistema contábil, selecione o sistema utilizado pela contabilidade, informe o código da empresa e clique em Salvar.

Problema: A exportação não apresenta as contas contábeis esperadas.
Causa provável: O relacionamento entre o plano gerencial e o plano contábil ou as contas contábeis específicas ainda não foi configurado.
Ação recomendada: Revise as configurações de “De” e “Para”, as contas de clientes e fornecedores e as contas contábeis padrão.

Dúvidas relacionadas (FAQ)

P: Quais movimentações podem ser enviadas pela Exportação Contábil?
R: A exportação pode incluir cobranças, receitas, despesas, transferências, receitas lançadas diretamente na tela de movimentações e notas fiscais.

P: É necessário baixar os XML das notas fiscais para enviar à contabilidade?
R: Não. A integração permite incluir as movimentações relacionadas às notas fiscais na exportação, evitando a necessidade de baixar individualmente os XML das notas convertidas no sistema.

P: Quais sistemas contábeis possuem integração?
R: Atualmente, a integração contempla Alterdata, Domínio, Folhamatic, Prosoft, Contábil Phoenix, Contmatic, NG Contábil, SulProg, SCI, Questor, Multitec, Airenet, Ledware, Grupo IOB e Contab Milenium..

P: Quem deve realizar as configurações da Exportação Contábil?
R: O contador pode realizar as configurações após ser cadastrado como usuário e receber a permissão Exportação contábil.

P: O que deve ser configurado antes de gerar uma exportação?
R: É necessário configurar o sistema contábil e, conforme a necessidade da operação, os históricos, os relacionamentos entre o plano gerencial e o plano contábil, as contas de clientes e fornecedores e as contas contábeis padrão.

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