Conciliação manual de despesas no contrato

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de conciliação manual de despesas em contratos de locação no ERP Superlógica. A funcionalidade atua como uma auditoria interna, permitindo que a equipe financeira marque manualmente quais lançamentos de despesas já foram revisados, funcionando como um checklist visual e sistêmico.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que a equipe financeira precisar realizar o fechamento do mês, auditar despesas lançadas nos contratos para evitar erros de cobrança, ou quando houver dúvidas sobre como ativar e usar as tags (etiquetas) de conciliação manual.

Sintoma ou cenário

A imobiliária tem um alto volume de despesas lançadas nos contratos (como IPTU, condomínio, manutenções) e a equipe financeira precisa garantir que todas foram conferidas com os documentos originais antes da geração dos boletos de aluguel ou do fechamento de repasses, evitando cobranças indevidas ao inquilino ou pagamentos duplicados.

Benefício para o usuário ou operação

Auditoria facilitada: Controle exato de quais despesas passaram pelo crivo financeiro.
Redução de Erros e Retrabalho: Evita que um analista confira o mesmo lançamento múltiplas vezes.
Gestão visual: Etiquetas claras (tags verdes) que permitem identificar pendências de revisão rapidamente na tela.

Onde acessar / contexto de uso

No menu principal, acesse Contratos > Despesas e utilize o ícone de engrenagem (Configurações) no canto superior direito para ativação. A operação ocorrerá diretamente no grid (lista) de despesas dessa mesma tela.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissões de edição/escrita no módulo de Despesas de Contratos e acesso às configurações.
Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
Insumos: Ter os boletos, faturas ou relatórios de contas em mãos para realizar o "de-para" (conferência) no sistema.

Causas prováveis

Necessidade de revisão de caixa, fechamento financeiro do mês ou verificação de rotinas periódicas de contas a pagar/receber vinculadas aos contratos de locação.

Como fazer ou corrigir

A nova funcionalidade de conciliação de despesas permite que sua equipe marque manualmente quais lançamentos já foram revisados e auditados. Ela funciona como um “checklist” visual e sistêmico, separando as despesas conferidas daquelas que ainda precisam de atenção.

1. Configuração e ativação

Para liberar os novos recursos de interface, siga estas etapas de ativação:

Acesse Contratos > Despesas > Configurações (ícone lateral) e ative a opção “Conciliar despesas”.

Recursos liberados: Ao ativar, o sistema habilita quatro novas ferramentas:

Ação em lote: No grid de despesas, o botão “mais” agora exibe a opção “conciliar despesa” para múltiplos itens.

Filtros: Nova opção de busca por status: “Conciliado”, “Não conciliado” ou “Todos” na tela de despesas de contratos.
Indicador visual: Itens conferidos recebem uma tag verde de identificação no histórico e no caixa.

Diferenciais técnicos importantes

É fundamental que a equipe entenda o que esta ferramenta NÃO faz para evitar erros operacionais:

Não é liquidação: Marcar uma despesa como conciliada não altera o status financeiro (não paga a conta).
Não é conciliação bancária: O recurso não realiza a leitura automática de extratos OFX; trata-se de um processo de auditoria manual interna.

Resultado esperado

Ao concluir os passos, as despesas selecionadas exibirão a tag verde "Conciliado". O registro será atualizado instantaneamente, garantindo ao time financeiro que aqueles lançamentos estão auditados e prontos para seguir o fluxo de cobrança ou repasse com segurança.

Quando escalar

Caso o sistema não exiba o botão "Conciliar despesa" mesmo após a ativação na engrenagem, ou se ocorrerem erros sistêmicos impeditivos (ex: tela em branco ou Erro 500) ao tentar salvar a conciliação em lote.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro (com a URL visível).
ID da despesa ou número do contrato afetado.
Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

É fundamental que a equipe entenda o que esta ferramenta NÃO faz, para evitar erros operacionais:
Não é liquidação: Marcar uma despesa como conciliada NÃO altera o status financeiro (ela não dá baixa e não "paga a conta" no Despesas a Pagar).
Não é conciliação bancária: O recurso não realiza a leitura automática de extratos OFX do banco. Trata-se exclusivamente de um processo de auditoria manual e visual interna.
Dica operacional: Utilize esta função para fechar o mês com segurança. Ao final do período, utilize o filtro para garantir que todas as despesas do mês estejam com a tag “Conciliado”, assegurando que nada passou sem revisão.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O botão Conciliar despesa não aparece no menu Mais do grid.
Causa provável: A opção de conciliação não foi ativada nas configurações.
Ação recomendada: Acesse Contratos > Despesas > ícone de engrenagem e ative a opção Conciliar despesas. Atualize a página e tente novamente.

Dúvidas relacionadas

P: Posso “desconciliar” uma despesa se eu marcar errado? R: Sim. Você pode reverter a ação a qualquer momento editando a despesa e desmarcando a opção de conciliação.

P: Como conferir quem validou a conciliação manual no sistema? R: Consulte os logs de auditoria de usuário (ícone de histórico) na própria despesa para rastrear quem aplicou a alteração de status.

P: Restrições de acesso implicam na utilização dessa rotina? R: Sim. Apenas perfis com atributo de ‘Escrita’ no módulo de contratos/despesas conseguem consolidar alterações de status de conciliação.

Palavras-chave de busca

auditar despesas, fechamento do mês, tag conciliado, conferência contratos, auditar contas, conciliação despesas contratos, Superlógica imobiliárias