Como editar e enviar o convite para a Área do Cliente

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de edição do texto padrão e o envio do convite de acesso à Área do Cliente (portal do locatário e do proprietário). A funcionalidade permite personalizar a comunicação por e-mail e gerenciar as liberações de acesso tanto de forma individual quanto em lote.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que precisar customizar a mensagem de boas-vindas do portal, liberar o primeiro acesso para novos clientes da imobiliária ou reenviar as instruções de acesso para usuários que necessitarem.

Sintoma ou cenário

A imobiliária deseja dar autonomia aos seus clientes para consultarem faturas, extratos, demonstrativos e documentos online, necessitando parametrizar o e-mail de convite e dispará-lo através do sistema.

Benefício para o usuário ou operação

Comunicação personalizada: Alinhamento do tom de voz da imobiliária no e-mail enviado ao cliente.
Redução de demandas internas: Menos chamados na imobiliária solicitando segundas vias de boletos ou cópias de contratos, já que o próprio cliente terá acesso direto ao portal.
Ganho de escala: Possibilidade de convidar toda a base de clientes simultaneamente através do disparo em lote.

Onde acessar / contexto de uso

A configuração e o envio do modelo ocorrem nas telas de gestão de contratos e cadastros de clientes, acessíveis pelos menus Contratos > Contratos (para configurações e envios em lote) ou Contratos > Clientes e colaboradores (para envios pontuais).

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É preciso ter o Acesso Administrativo (1000) ou Contratos - Consulta (2600002) habilitado no seu usuário.
Recursos Sistêmicos: Módulo da Área do Cliente/Portal ativo no plano contratado da imobiliária.
Insumos e Dados Técnicos: Proprietários e locatários devem possuir e-mails válidos informados em suas fichas cadastrais.

Causas prováveis

Implantação da Área do Cliente na imobiliária, entrada de novos contratos na base ou necessidade de reforçar o engajamento no uso do portal eletrônico.

Como fazer ou corrigir

Este artigo orienta sobre o processo de edição do convite padrão e envio para a Área do Cliente, acessível aos locatários e proprietários. A funcionalidade permite personalizar o modelo de e-mail e gerenciar o envio dos convites, facilitando o acesso dos clientes às informações do contrato.

Editar o Modelo de Convite para a Área do Cliente

Acesse o menu lateral ‘Contratos’ > ‘Contratos’:
No canto superior direito da tela, clique no ícone de ‘engrenagem’ para acessar as configurações:
Em ‘Área do locatário e do proprietário’, clique em ‘Configurar convites’:
Edite o modelo de convite conforme necessário, ajustando o conteúdo do e-mail para a mensagem desejada;
Clique em ‘Salvar’ para registrar as alterações.

Enviar o Convite para a Área do Cliente

Após editar o modelo de convite, siga as instruções abaixo para enviá-lo aos locatários e proprietários:

Feche as janelas de configuração, mas permaneça no menu ‘Contratos’ > ‘Contratos’;
Abra a ‘Lista de contratos’ e role até o final da página e clique em ‘Todos os itens’:
No fim da tela clique em ‘Marcar’ e selecione ‘Todos’ para escolher todos os contratos da lista:
Com os contratos selecionados, clique em ‘Mais’ e escolha ‘Convidar para áreas do proprietário e locatário’:

Todos os clientes desses contratos com e-mails cadastrados receberão o convite por e-mail com acesso à Área do Cliente:

Enviar Convite para um Contrato Específico

Dentro do contrato específico, clique no botão ‘Ações’ no canto superior direito. Selecione ‘Convidar para áreas do proprietário e locatário’ para enviar o convite apenas aos clientes desse contrato:

Enviar Convite para um Locatário ou Proprietário Específico

Acesse o menu ‘Contratos’ > ‘Clientes e colaboradores’:
Clique no número de proprietários ou locatários para visualizar a lista de clientes:
Role até o final da página, clique em ‘Todos Itens’ para abri toda a listagem de clientes:
Clique em ‘Marcar’ > ‘Todos’ (ou selecione apenas os clientes desejados):
Clique em ‘Enviar e-mail’, insira o modelo de convite que você editou anteriormente e clique em ‘Salvar e enviar’;
Este método permite enviar o convite individualmente, utilizando o modelo personalizado criado na primeira etapa:
Para envio de notificações é necessário informar o código de captcha que apresenta abaixo do modelo de e-mail:

Observações: Certifique-se de que todos os clientes têm e-mails cadastrados para receber o convite de acesso. A personalização do modelo de convite garante que a comunicação seja clara e adequada ao perfil dos clientes.

Resultado esperado

Ao concluir os passos, o sistema processará o envio dos e-mails com sucesso. Os clientes receberão a mensagem personalizada contendo o link seguro para a criação de senha e ativação do primeiro acesso à Área do Cliente.

Quando escalar

Caso os e-mails não estejam sendo entregues mesmo com cadastros validados, se o sistema falhar ao processar a marcação em lote, ou se o código de captcha apresentar erro contínuo impedindo a finalização do envio individual.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela inteira exibindo a mensagem de erro (se aplicável).
ID de um contrato ou e-mail de um cliente que servirá de exemplo para a análise técnica.
Data e hora aproximada em que o disparo foi realizado.

Regras importantes / Observações

E-mails Obrigatórios: Clientes sem e-mail preenchido ou com formato incorreto serão ignorados pelo sistema durante o disparo em lote.
Preservação de Tags: Ao editar o modelo do convite, tenha cuidado para não apagar ou alterar as variáveis/tags de links de acesso automáticos. Elas são fundamentais para gerar o endereço eletrônico correto onde o cliente cadastrará sua senha.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Botão de enviar ou salvar e-mail inativo ou travado.
Causa provável: Falta de digitação do código de segurança (captcha) no envio individual ou o texto do e-mail foi deixado completamente em branco.
Ação recomendada: Revise a tela de envio, certifique-se de que o texto do modelo está carregado e preencha o código de caracteres antes de clicar em enviar.

Dúvidas relacionadas

P: Como confirmar se o convite foi enviado para o cliente através do sistema? R: Você pode consultar o histórico de interações e logs de e-mails enviados diretamente no perfil do cliente ou extraindo um relatório de auditoria do respectivo módulo.

P: O cliente pode usar o mesmo e-mail se ele for inquilino em um imóvel e proprietário em outro? R: Sim. O sistema unifica os perfis sob o mesmo e-mail cadastrado. Ao fazer o login na Área do Cliente, ele terá uma opção no menu para alternar entre a visão de locatário e a visão de proprietário.

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