Como liquidar despesas a pagar?

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de liquidação de despesas no ERP Superlógica. Liquidar uma despesa significa registrar no sistema que um pagamento (seja ele um custo fixo da imobiliária, um repasse ao proprietário ou uma conta de consumo do inquilino) foi efetivamente pago, transferindo-o da lista de pendências para o histórico de contas pagas e atualizando o saldo do caixa.

Quando usar este artigo

Utilize este guia diariamente durante a rotina de fechamento de caixa ou conciliação financeira, sempre que a imobiliária realizar o pagamento externo de uma conta (via aplicativo do banco, Pix, dinheiro ou transferência) e precisar "dar baixa" nesse compromisso dentro do ERP.

Sintoma ou cenário

O analista financeiro efetuou o pagamento das contas de luz, de manutenções, da assinatura do software e de alguns repasses manuais a proprietários. Agora, ele precisa registrar esses pagamentos no sistema para que os valores sejam deduzidos do saldo da empresa e as pendências sumam do painel de cobranças.

Benefício para o usuário ou operação

Controle financeiro 100% preciso, garantindo que o saldo exibido no sistema reflita a realidade da conta bancária.
Prevenção contra a "falsa sensação" de um saldo alto, que ocorre quando se registra apenas as receitas e não as saídas.
Centralização e histórico seguro de comprovantes de pagamento.

Onde acessar / contexto de uso

No menu principal, acesse Despesas > A Pagar.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissões de "Escrita" e liquidação no módulo Financeiro/Despesas.
Insumos e Dados Técnicos: Ter as confirmações de pagamento (data em que o valor saiu da conta) e, se desejar anexar, os comprovantes em PDF ou imagem.

Causas prováveis

Execução da rotina periódica de contas a pagar da imobiliária, baixa de repasses manuais ou liquidação de despesas de contratos (como IPTU e condomínio pagos pela administradora).

Como fazer ou corrigir

Neste artigo você irá aprender como liquidar uma despesa direto no campo a pagar, veja o passo a passo:

Acesse o menu despesas > a pagar:
Localize a despesa que deseja liquidar e clique no ícone de checklist indicado abaixo:
No modal exibido, informe a data do pagamento e a conta bancária utilizada.
Se desejar, anexe o comprovante de pagamento.
Clique em Salvar para confirmar a liquidação.
A cobrança não gerará contestação, visto que você pode alterar o vencimento da mesma prorrogando o prazo de pagamento e posteriormente poderá liquidar de forma manual, mesmo que o pagamento não tenha sido realizado via boleto

Resultado esperado

Ao concluir os passos, a despesa sumirá da tela de "A Pagar" (pendências) e será transferida para a aba "Despesas Pagas" (histórico). O saldo do caixa da imobiliária no sistema será atualizado/reduzido de acordo com o valor liquidado.

Quando escalar

Escale para o time de suporte caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas (ex: tela em branco ou Erro 500) ao tentar salvar a liquidação, ou se uma despesa recém-liquidada continuar aparecendo na lista de "A Pagar" após a atualização da tela.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro (com a URL visível).
ID da despesa afetada.

Regras importantes / Observações

Fuja do Saldo Fictício: É de suma importância dar baixa em todas as despesas da rotina. Ignorar a tela de "A Pagar" fará com que o sistema contabilize apenas as entradas de aluguel, inflando o saldo do caixa virtual da empresa de forma irreal e prejudicando relatórios.
Conta Digital PJBank: Se você utiliza a Conta Digital do PJBank para pagar despesas diretamente pelo sistema, a liquidação no ERP pode ocorrer de forma automática após a compensação bancária e aprovação no app.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Liquidei uma despesa por engano ou com a data incorreta.
Causa provável: Falha humana no momento da seleção da conta ou da digitação da data.
Ação recomendada: Acesse o menu Despesas > Pagas, localize a despesa em questão e clique em Estornar. A despesa voltará para a tela de "A Pagar", permitindo que você a liquide novamente com as informações corretas.
Problema: O botão de salvar no modal de liquidação está inativo.
Causa provável: Falta de preenchimento de algum campo obrigatório (como Data ou Conta Bancária).
Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco (*).

Dúvidas relacionadas

P: Posso anexar o comprovante de pagamento no sistema? R: Sim. Você pode anexar comprovantes e documentos fiscais diretamente no modal de liquidação, garantindo maior credibilidade e facilitando futuras conferências e auditorias.

P: Restrições de acesso implicam no salvamento dessa rotina? R: Sim. Apenas perfis de usuário com o atributo de ‘Escrita’ no módulo Financeiro/Despesas conseguem consolidar liquidações ou realizar estornos.

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