É obrigatório o uso da assinatura eletrônica em todos os meus contratos?

Visão geral

Este conteúdo esclarece dúvidas sobre a obrigatoriedade do uso do módulo de Assinatura Eletrônica no ERP Superlógica Imobiliárias. O sistema oferece a funcionalidade para otimizar processos, mas a adoção dessa tecnologia é flexível e não compulsória, permitindo que a imobiliária mantenha fluxos tradicionais de assinaturas físicas quando necessário.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que a imobiliária estiver estruturando ou revisando seus processos de fechamento de locação/captação e houver dúvidas por parte da equipe ou de clientes sobre a obrigatoriedade legal ou sistêmica de assinar os documentos digitalmente.

Sintoma ou cenário

O analista de contratos ou gestor da imobiliária está gerando um novo contrato e se depara com a opção de enviar o documento eletronicamente. Ele ou o cliente (proprietário/inquilino) preferem a assinatura física reconhecida em cartório, e o usuário tem dúvidas se o sistema permite imprimir o contrato sem travar o andamento da locação.

Benefício para o usuário ou operação

Liberdade de escolha para adequar a operação ao perfil de cada cliente.
Segurança jurídica na transição de processos físicos para digitais.
Maior agilidade e autonomia na gestão das locações.

Onde acessar / contexto de uso

Este artigo é de natureza informativa/legal e não requer navegação em um módulo específico do sistema.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissões de visualização e edição no módulo de Contratos.
Recursos Sistêmicos: Módulo de contratos ativo. (Para uso da assinatura eletrônica, é necessário ter pacotes de envelopes contratados no plano owli).

Causas prováveis

Falta de familiaridade com as ferramentas digitais por parte de alguns clientes (como proprietários mais idosos) ou exigências específicas de garantidoras que ainda solicitem vias físicas em determinadas regiões.

Como fazer ou corrigir

Não é obrigatório. O sistema Superlógica disponibiliza a ferramenta de Documentos Eletrônicos para trazer mais eficiência, mas você tem total liberdade no seu sistema de gestão para definir se a assinatura de cada contrato será manual (física) ou eletrônica.

Para prosseguir com a sua escolha no sistema:

Para assinatura física:

Acesse o contrato em Contratos > Contratos e clique no ícone de Imprimir. O sistema gerará o documento em PDF ou Word. Imprima-o, colha as assinaturas e, posteriormente, digitalize e anexe o arquivo assinado na aba Documentos do contrato.

Para assinatura eletrônica:

Acesse Contratos > Documentos Eletrônicos, crie um novo envelope, adicione os responsáveis pela assinatura e dispare o documento por e-mail ou WhatsApp para coleta das assinaturas.

Resultado esperado

A equipe de locação terá clareza de que pode conduzir o fechamento dos contratos da maneira que melhor atender à negociação, seja imprimindo o PDF ou disparando um envelope eletrônico, sem que o sistema gere bloqueios operacionais.

Quando escalar

Escale para o time de suporte técnico caso o sistema apresente mensagens de erro (ex: Erro 500) ao tentar imprimir o contrato físico, ou se o botão de impressão estiver inativo mesmo sem o uso da assinatura eletrônica.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro (com a URL visível).
ID ou nome do contrato afetado.

Regras importantes / Observações

Validade Jurídica: Um contrato só terá validade jurídica integral no formato digital caso todas as partes concordem tacitamente em assiná-lo eletronicamente. O aceite dos termos de uso ao assinar o envelope eletrônico do sistema garante essa concordância.
O sistema fornece registros de autenticidade (como IP, geolocalização e data/hora) que atestam a validade das assinaturas eletrônicas capturadas via plataforma.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O cliente decidiu assinar eletronicamente, mas diz que não recebeu o link.
Causa provável: O e-mail pode ter caído na caixa de spam ou foi digitado com erro.
Ação recomendada: Em Contratos > Documentos Eletrônicos, verifique se o status está "Aguardando assinaturas" e clique no ícone de "aviãozinho" para reenviar a notificação para o e-mail ou WhatsApp do cliente.
Problema: Precisei cancelar o envelope digital para imprimir o físico, e o botão de editar sumiu.
Causa provável: Envelopes cancelados são invalidados permanentemente e perdem a validade.
Ação recomendada: Vá diretamente na ficha do contrato e gere uma nova impressão do modelo em PDF para colher a assinatura manual.

Dúvidas relacionadas

P: Como conferir se a assinatura eletrônica do contrato foi concluída com sucesso? R: Acesse Contratos > Documentos Eletrônicos. O envelope mudará o status para "Assinado" e o PDF final estará disponível com o certificado de assinaturas na última página. Além disso, o documento assinado é anexado automaticamente na ficha do contrato.

P: Restrições de acesso implicam na escolha do formato de assinatura? R: Sim. Apenas perfis com atributo de ‘Escrita’ no módulo de Contratos conseguem gerar impressões oficiais ou disparar envelopes eletrônicos para os clientes.

Palavras-chave de busca

assinatura eletrônica obrigatória, contrato físico locação, imprimir contrato de locação, validade jurídica assinatura, assinar manual contrato, documento eletrônico opcional, Superlógica imobiliárias