Como criar listas de pendências contratuais?

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de criação de modelos de checklists de pendências contratuais no ERP Superlógica. A funcionalidade permite estruturar e padronizar fluxos de tarefas operacionais (como a coleta de documentos, vistorias, entrega de chaves e transferências de titularidade de serviços), automatizando cobranças e integrando as ações diretamente com o aplicativo Owli para o cliente final.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que a imobiliária necessitar criar um novo fluxo de trabalho padronizado para a sua equipe (ex: rotina de entrada de inquilino, passos para a angariação de um imóvel ou tarefas de distrato/rescisão).

Sintoma ou cenário

A imobiliária precisa organizar os processos internos de início ou fechamento de contratos para garantir que nenhuma etapa obrigatória ou documento essencial seja esquecido pela equipe ou pelo cliente durante a jornada de locação.

Benefício para o usuário ou operação

Padronização absoluta dos processos e rotinas operacionais da imobiliária.
Redução de esquecimentos e erros manuais na coleta de garantias e assinaturas.
Gestão transparente, permitindo o acompanhamento de prazos e o envio de arquivos pelo cliente através do celular.

Onde acessar / contexto de uso

No menu principal do ERP, acesse Contratos > Contratos. A configuração é realizada clicando no botão de atalho superior Checklist pendente.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil de Acesso: É necessário possuir um perfil com permissões de edição no módulo de Contratos.
Recursos Sistêmicos: Funcionalidade ativa no plano contratado da imobiliária.
Insumos e Dados Técnicos: Ter o mapeamento prévio de quais tarefas, prazos (SLAs) e responsáveis farão parte do fluxo operacional.

Causas prováveis

Necessidade de estruturação estratégica de novos fluxos de atendimento ou atualização de políticas internas de conformidade (compliance) na locação.

Como fazer ou corrigir

Acesse o menu Contratos > Contratos
Clique em Checklists pendentes:
Depois em Modelos de checklists:
Você será direcionado para a tela de Checklistsdo seu sistema de gestão:
Clique em Novo check-list para abrir o cadastro da lista de pendências.

Nome: Dê um nome a esta lista de pendências para identificá-la;
Notificar: Essa função faz com que os responsáveis dos itens da lista recebam notificações por e-mail, semanais ou quinzenais, referentes a pendência;
Descrição: Descreva o que é o item;
Responsável: Informe quem é o responsável por resolver/concluir/cumprir a respectiva pendência;
Configurações do item: São algumas configurações referentes ao item em específico.

Clique em configurações para definir se o item estará disponível no Owli, e se o responsável deve comprovar o cumprimento da tarefa.

Observação: Registre alguma observação interna sobre este item;
Entregar em até X dias: Determine um prazo para a entrega deste item, a contar do início do contrato, ou seja, informe um número de dias para que o responsável entregue esta pendência;
Comprovante obrigatório: Os itens desta lista solicitam uma foto como comprovante. Posteriormente, essa foto será analisada pela imobiliária, para que o item seja dado como entregue;
Mostrar no aplicativo Owli: Esta opção disponibiliza a visualização da pendência contratual no Owli.

Clique em Salvar para concluir.

Resultado esperado

Ao concluir a configuração, o novo modelo de lista de pendências estará salvo e disponível na base de dados do ERP. A imobiliária poderá vinculá-lo a qualquer contrato ativo ou em negociação, ativando automaticamente os prazos, o acompanhamento visual e os disparos de notificações aos clientes.

Quando escalar

Escale para o time de suporte técnico caso o sistema apresente travamentos (ex: Erro 500) ao tentar salvar o modelo de checklist, ou se as configurações de prazos e flags de obrigatoriedade não forem aplicadas corretamente nos itens salvos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro evidenciando o comportamento inesperado.
Nome exato do modelo de checklist que estava tentando criar.

Regras importantes / Observações

Independência dos Modelos: Alterar ou excluir um modelo base na tela de configurações afeta apenas as novas inclusões. Os checklists que já estão vinculados e em andamento dentro de fichas de contratos históricos mantêm as regras e os itens da data em que foram criados.
Sincronização com o Owli: A visualização no aplicativo Owli exige que o e-mail cadastrado no perfil da pessoa no ERP seja exatamente o mesmo utilizado pelo cliente para efetuar o login no celular.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O botão de salvar o novo checklist aparece inativo (cinza) e não conclui a operação.
Causa provável: Falta de preenchimento de campos obrigatórios, como o nome principal da lista ou a descrição de algum item adicionado na grade.
Ação recomendada: Revise toda a tela do cadastro, certifique-se de que nenhum campo obrigatório com asterisco (*) ficou em branco e clique em Salvar novamente.

Dúvidas relacionadas

P: Como conferir se o modelo de checklist foi criado e está disponível? R: Acesse o menu de atalhos superiores em Contratos > Contratos > Checklist pendente > Modelos de checklists e certifique-se de que o nome do seu fluxo consta listado na grade de modelos ativos.

P: Restrições de perfil de acesso impedem a criação desta rotina? R: Sim. Usuários com perfis configurados apenas com permissão de "Leitura" visualizarão os modelos, mas o botão de salvar novas listas ou edições aparecerá bloqueado. É obrigatório o atributo de "Escrita" para consolidar a alteração.

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