Cobrança não liquidada após o pagamento

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de regularização de uma cobrança que foi efetivamente paga pelo locatário, mas não foi liquidada automaticamente pelo ERP. A rotina orienta como identificar o motivo da falha na conciliação (geralmente uma invalidação prévia do boleto) e como reprocessar o arquivo de retorno bancário para garantir a baixa automática correta, evitando o uso desnecessário da baixa manual.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que um inquilino apresentar o comprovante de pagamento de um boleto de aluguel, mas o contrato correspondente continuar sinalizando o débito como "Em aberto" ou "Atrasado" após o processamento do arquivo de retorno do banco.

Sintoma ou cenário

O locatário efetuou o pagamento da mensalidade, mas o sistema continua enviando avisos de cobrança e registrando a pendência financeira. Ao analisar o financeiro, o operador percebe que o dinheiro entrou na conta bancária da imobiliária, mas o ERP não conseguiu associar o crédito ao contrato de forma automática.

Benefício para o usuário ou operação

Manutenção da rastreabilidade e integridade da conciliação bancária automatizada.
Redução de erros manuais e eliminação de baixas fictícias no sistema.
Maior agilidade e autonomia na gestão financeira das locações.

Onde acessar / contexto de uso

No menu principal do ERP, você utilizará duas telas: a ficha do contrato em Contratos > Contratos (para verificar o status da cobrança) e o painel de conciliação em Receitas > Retorno Bancário (para reprocessar o crédito).

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir um perfil com permissões de geração/alteração e liquidação nos módulos de Receitas/Financeiro.
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro e integração de retorno bancário ativos.
Insumos e Dados Técnicos: Ter em mãos o comprovante de pagamento enviado pelo inquilino (contendo a data do pagamento, valor e o número do documento/"Nosso Número").

Causas prováveis

O boleto foi alterado, clonado ou invalidado pela imobiliária depois que o inquilino já o havia baixado ou impresso. Como o boleto original foi "cancelado" dentro do ERP, quando o arquivo do banco chega para dar a baixa, o sistema não encontra a cobrança ativa e joga o valor para a lista de itens "Não localizados".

Como fazer ou corrigir

Verificar e reativar a cobrança invalidada:

Acesse o contrato do inquilino em Contratos > Contratos.
Clique em Mais opções nas cobranças.
Localize a cobrança invalidada, selecione-a e clique em Cancelar a invalidação.
Se houver outra cobrança ativa duplicada para o mesmo período, invalide-a.

Reprocessar o retorno bancário:

Acesse o menu Receitas > Retorno bancário.
Localize o item com status Não localizado ou Não conforme.
Selecione o item e clique em Reprocessar.

Resultado esperado

Ao concluir os passos, o ERP processará o item do retorno bancário e atualizará o status da cobrança para "Liquidado" de forma retroativa (com base na data real do pagamento). O registro financeiro refletirá o recebimento correto, permitindo a continuidade do fluxo operacional de repasse ao locador com total transparência.

Quando escalar

Escale o caso para o time de suporte Imobi se, mesmo após cancelar a invalidação da cobrança, o item no retorno bancário continuar apresentando erros críticos ao ser reprocessado.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print do comprovante de pagamento enviado pelo locatário.
ID do contrato e o número do boleto ("Nosso Número").
Print da tela do Retorno Bancário onde o item consta travado ou não localizado.

Regras importantes / Observações

Evite a Baixa Manual Crítica: Sempre dê preferência ao método de reprocessamento detalhado neste artigo. Se você simplesmente aplicar uma "Liquidação Manual" na cobrança, o dinheiro registrado no arquivo de retorno continuará "sobrando" na tela de conciliação como não localizado, gerando furos no caixa geral e duplicando as receitas ficticiamente na contabilidade da imobiliária.
Certifique-se de auditar as datas de crédito para garantir que multas e juros por atraso não sejam perdoados sistemicamente se o pagamento de fato ocorreu após o vencimento original.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O sistema diz que a invalidação não pode ser cancelada porque o período do faturamento já foi fechado.
Causa provável: O contrato sofreu alterações macro ou o mês contábil da imobiliária já foi trancado pela gerência.
Ação recomendada: Neste caso excepcional de trava contábil, você não conseguirá reprocessar o retorno. Você precisará realizar a liquidação manual da cobrança atual e, para ajustar a sobra do arquivo bancário, deverá lançar um ajuste de conciliação avulso de entrada diretamente na conta corrente do banco em Receitas > Movimentação Diária.
Problema: Cliquei em reprocessar no retorno bancário, mas o sistema diz "Cobrança não localizada".
Causa provável: O Passo 1 foi esquecido; a cobrança original ainda consta como "Invalidada" dentro do contrato do inquilino.
Ação recomendada: Retorne ao contrato, certifique-se de reativar o boleto antigo clicando em Cancelar a invalidação e tente reprocessar a linha do retorno novamente.

Dúvidas relacionadas

P: É possível emitir uma segunda via de boleto para o inquilino retirando os juros e a multa por atraso? R: Sim. Se o inquilino atrasou o aluguel por culpa de um problema bancário comprovado e a imobiliária quiser perdoar os encargos, localize o boleto vencido no histórico do contrato, clique em Alterar/Emitir nova via e marque a opção de isenção de juros/multa antes de salvar e reenviar o PDF.

P: Como garanto que o inquilino sempre receba o boleto atualizado de forma automática? R: Certifique-se de que a régua de cobrança automática por e-mail e WhatsApp está ativa e homologada em Configurações > Régua de Cobrança. Isso faz com que o próprio ERP envie links dinâmicos que calculam juros atualizados no ato do clique, evitando que o cliente tente pagar PDFs antigos impressos.

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