Como configurar e-mail automático de nota fiscal

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de como configurar o disparo automático de nota fiscal em PDF para o proprietário, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema Superlógica Imobi.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que houver necessidade de automatizar o envio de cópia da nota fiscal para o proprietário ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.

Sintoma ou cenário

O operador da imobiliária precisa automatizar o fluxo de prestação de contas, garantindo que o proprietário do imóvel receba uma cópia em PDF da nota fiscal de serviço assim que a taxa de administração for faturada no sistema.

Benefício para o usuário ou operação

Automação do envio fiscal no momento da transmissão.
Redução de erros manuais e esquecimentos no follow-up com clientes.
Eliminação de envios manuais um a um.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu de notas fiscais, localizado em Receitas > Notas Fiscais.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Acesso ao módulo Fiscal com permissão de escrita.
Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
Insumos e Dados Técnicos: Contratos parametrizados para emissão de nota fiscal e repasses previamente liquidados no financeiro.

Causas prováveis

Necessidade de atualização de dados, automação da prestação de contas ao proprietário ou execução de rotina periódica da imobiliária.

Como fazer ou corrigir

O sistema Superlógica permite configurar o disparo automático de uma cópia da nota fiscal de comissão diretamente para o e-mail do proprietário, eliminando a necessidade de envios manuais um a um. Para realizar essa ativação, siga o passo a passo abaixo:

No menu do lado esquerdo, passe o mouse em Receitas e clique em Notas Fiscais;
No canto superior direito da tela, clique no ícone de engrenagem amarela (Configurações);
No painel de preferências, localize a opção de parametrização do envio automático de uma cópia da nota fiscal para o proprietário;
Ative a funcionalidade para que o disparo aconteça de forma automatizada no exato momento da transmissão da nota;
Clique em Salvar para consolidar a alteração.

Resultado esperado

Ao concluir os passos o registro de preferências será atualizado. Todas as notas fiscais transmitidas para a prefeitura dispararão automaticamente um e-mail com cópia em PDF para o proprietário.

Quando escalar

Caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas de script ao tentar salvar as configurações na engrenagem amarela, ou se o histórico contábil apontar que notas foram transmitidas mas os proprietários não receberam os e-mails (mesmo com as caixas de saída validadas).

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro ou do log de disparos.
ID do contrato de locação ou nome do proprietário afetado.
Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

O e-mail automático é disparado APENAS no momento da transmissão para a prefeitura, não na geração do rascunho.
Fique atento à natureza da nota fiscal emitida no sistema: ela é calculada estritamente sobre a comissão que a imobiliária recebe (taxa de administração) e nunca sobre o valor total do aluguel ou do repasse transferido ao locador.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A nota fiscal foi gerada e o repasse foi pago, mas o proprietário reclama que não recebeu o e-mail de notificação.
Causa provável: O e-mail automático só é disparado no momento em que a nota é transmitida. Se o documento fiscal estiver apenas gerado e com o status Pendente na tela, o gatilho de envio não é acionado.
Ação recomendada: Acesse Receitas > Notas Fiscais, selecione as notas com status Pendente na lateral e clique no botão para realizar a transmissão manual para a prefeitura. O e-mail será enviado imediatamente após a autorização do município.

Dúvidas relacionadas

P: É possível fazer com que o sistema crie as notas fiscais sozinho de forma automática, sem precisar clicar para gerar uma a uma? R: Sim. A partir do plano Enterprise, você pode acessar a engrenagem de configurações na tela de notas e marcar a opção "Gerar nota fiscal automaticamente após realizar o repasse". Assim que você liquidar o repasse no financeiro, o rascunho da nota de comissão será criado sozinho pelo sistema.

P: Onde posso extrair um relatório consolidado para auditar quais contratos da minha carteira emitem nota e entram para a Dimob? R: Na listagem de contratos, acesse o menu da impressora, clique em Mais opções e selecione o relatório de Tributação. Ele detalha de forma analítica o perfil fiscal de cada contrato ativo na imobiliária.

Palavras-chave de busca

e-mail nota fiscal, transmissão automática, proprietário, PDF automático, nota fiscal comissão, envio automático.