Como realizar Anexo de documentos no cadastro de imóveis
Visão geral
O ERP Imobiliárias permite armazenar e organizar arquivos digitais diretamente no cadastro de cada imóvel. Essa funcionalidade viabiliza o upload de diversos formatos de mídia (como PDFs, planilhas, fotos e vistorias em vídeo) e possibilita o compartilhamento direto desses arquivos com proprietários e locatários.
Quando usar este artigo
Utilize este artigo para orientar a inclusão de arquivos e mídias na ficha do imóvel e aprender como compartilhar essa documentação diretamente com as partes vinculadas ao contrato.
Sintoma ou cenário
Necessidade de anexar laudos de vistoria, fotos ou vídeos no cadastro do imóvel.
Desejo de centralizar contratos, escrituras, plantas e termos de acordo na ficha do imóvel.
Necessidade de enviar ou disponibilizar documentos digitais do imóvel para proprietários ou locatários.
Benefício para o usuário ou operação
Centralização de toda a documentação física e digital do imóvel em um único local.
Facilidade no envio de arquivos para clientes sem necessidade de utilizar e-mails externos.
Histórico organizado de vistorias e documentos operacionais, garantindo maior respaldo jurídico para a imobiliária.
Onde acessar / contexto de uso
Acesse Contratos > Imóveis, selecione o imóvel desejado e acesse o painel Documentos no lado direito da tela.
Pré-requisitos (Antes de começar)
Imóvel previamente cadastrado no ERP Imobiliárias.
Permissão de acesso e gestão no módulo de imóveis.
Arquivos salvos em formato compatível no computador ou dispositivo.
Causas prováveis
A utilização do anexo de documentos decorre da rotina operacional de captação, vistoria e gestão dos imóveis. A funcionalidade responde à necessidade de manter a documentação técnica e jurídica do imóvel organizada e acessível, além de permitir o compartilhamento transparente de laudos e termos com proprietários e locatários.
Como fazer ou corrigir
No menu principal, acesse Contratos > Imóveis.
Localize e clique sobre o imóvel desejado para abrir seus detalhes.
No painel localizado no lado direito da tela, clique no botão Documentos.
Clique no botão Anexar documento.
Selecione o arquivo em seu computador e confirme o envio.
Como compartilhar documentos com clientes
No mesmo painel de Documentos do imóvel, localize o arquivo que deseja disponibilizar.
Clique na opção Compartilhar.
Selecione os destinatários desejados (como proprietários ou locatários).
Confirme o envio utilizando a mensagem fornecida pelo sistema.
Tipos de arquivos suportados
Vídeos: avi, mp4, mov, entre outros.
Imagens: jpg, png, etc.
Documentos e PDFs: pdf, doc, docx, txt.
Planilhas e Apresentações: xls, xlsx, ppt, pptx.
Arquivos compactados: zip, rar.
Observação: Você pode utilizar esse recurso para anexar vistorias em vídeo, contratos específicos, fotos do imóvel, acordos, entre outros documentos relevantes à operação imobiliária.
Resultado esperado
Após a conclusão do upload, o arquivo ficará armazenado na ficha do imóvel para consulta contínua. Caso a opção de compartilhamento seja acionada, os destinatários selecionados receberão a notificação e o acesso ao documento enviado.
Quando escalar
Escalone o atendimento ao Suporte ERP Imobiliárias caso o sistema apresente erro recorrente no upload de arquivos dentro do formato e tamanho permitidos, ou se a opção de compartilhamento não disparar as notificações aos clientes selecionados.
Informações para escalonamento
Código, identificador ou endereço do imóvel afetado.
Nome do arquivo e extensão que se tentou anexar (exemplo:
vistoria.mp4,contrato.pdf).Tamanho do arquivo que apresentou falha.
Captura de tela inteira demonstrando a mensagem de erro exibida no momento do envio.
Regras importantes / Observações
Aplicações Práticas: Recomenda-se utilizar o recurso para armazenar vistorias em vídeo, fotos do imóvel antes e depois da locação, termos de vistoria assinados e escrituras.
Privacidade e Acesso: O simples ato de anexar um documento mantém o arquivo visível internamente para a equipe da imobiliária. O cliente (proprietário ou locatário) só terá acesso ao documento se a função Compartilhar for acionada manualmente.
Problemas comuns e como resolver
Problema: O arquivo não é enviado e o sistema exibe mensagem de falha no upload.
Causa provável: O arquivo está em uma extensão não suportada ou ultrapassa o limite de tamanho permitido por upload.
Ação recomendada: Verifique o formato do arquivo e, no caso de vídeos de vistoria muito longos, utilize um compressor de mídia para reduzir o tamanho do arquivo antes de refazer a tentativa.
Dúvidas relacionadas (FAQ)
P: Quais documentos são recomendados para anexar na ficha do imóvel?
R: É recomendado anexar laudos e vídeos de vistoria, fotos do imóvel, autorizações de locação, escrituras, plantas e contratos de prestação de serviço.
P: O locatário do imóvel tem acesso automático aos arquivos que anexamos no imóvel?
R: Não. Os documentos anexados ficam visíveis inicialmente apenas para a equipe da imobiliária. O locatário ou proprietário só receberá acesso ao arquivo se você utilizar a ferramenta de compartilhamento e selecionar o cliente.
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