Como inserir data de ocupação em contratos

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de inserção e alteração da data de ocupação (entrega das chaves/imissão na posse) em contratos de locação dentro do ERP Superlógica. A rotina visa registrar de forma precisa o momento em que o locatário passa a usufruir fisicamente do imóvel, servindo como dado informativo ou como base de cálculo automatizada para o faturamento do primeiro aluguel proporcional.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que cadastrar um novo contrato de locação ou realizar um aditivo de alteração de vigência em que a imissão na posse (entrega das chaves) ocorra em uma data distinta da data de início jurídico da locação.

Sintoma ou cenário

O analista de contratos precisa registrar na ficha do contrato a data real em que o inquilino pegou as chaves, garantindo que o histórico da locação esteja correto e que o sistema possua o insumo necessário para processar o cálculo da fração do primeiro mês de aluguel.

Benefício para o usuário ou operação

Padronização do processo de registro de vigências e posses.
Redução de erros manuais no cálculo proporcional do primeiro faturamento.
Maior agilidade e autonomia na gestão de locações da carteira imobiliária.

Onde acessar / contexto de uso

No menu principal do ERP, acesse Contratos > Contratos. A inserção pode ser feita durante o fluxo de Novo contrato ou acessando um contrato ativo e clicando em Alterar contrato.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir o acesso Contratos - Alteração (2600001) ou Acesso Administrativo (1000) habilitado.
Recursos Sistêmicos: Módulo de locação ativo no plano contratado.
Insumos e Dados Técnicos: Ter em mãos a data exata da entrega das chaves (ocupação efetiva) acordada com o locatário.

Causas prováveis

Assinatura de um novo contrato de locação ou realização de uma reativação/aditivo contratual onde a entrada física do inquilino no imóvel não coincide com a data de início da vigência jurídica do documento.

Como fazer ou corrigir

O campo de ocupação em contratos, foi criado com o intuito de cadastrarmos uma data diferente da data de início, o mesmo pode ser cadastrado como apenas uma informação, ou então, para gerar o primeiro aluguel proporcional a data de ocupação. Vamos ao passo a passo para entender o processo de inserir a data de ocupação e após isso, ativar a geração de primeiro aluguel proporcional.

Acesse o menu Contratos> contratos> novo contrato:
Avance clicando em Próximo até chegar à tela Detalhes do contrato.
Preencha a data de início do contrato e, se necessário, insira ou altere a data de ocupação no campo correspondente.
Conclua as demais etapas do assistente e clique em Salvar.

Resultado esperado

Ao concluir os passos, a data de ocupação será registrada no contrato. Se a configuração global de cálculo proporcional estiver ativa, o sistema utilizará essa data como base para o faturamento do primeiro aluguel.

Quando escalar

Escale para o time de suporte técnico caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas (ex: Erro 500 ou travamento de tela) ao tentar salvar o assistente de contratos após o preenchimento, ou se o campo de data de ocupação desaparecer da tela de detalhes.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro evidenciando o bloqueio (com a URL visível).
ID do contrato ou nome do locatário afetado.
Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

Cálculo Proporcional Automático: Lembre-se de que a data de ocupação só será utilizada de forma automática para calcular a fração do primeiro boleto de aluguel se a configuração global “Usar data de ocupação do contrato para calcular o 1º aluguel proporcional” estiver ativada na engrenagem de configurações gerais do menu de contratos. Caso contrário, o sistema continuará calculando a proporção pela data de início jurídico.
Impacto em Rescisões: O preenchimento zeloso deste campo garante que, em futuros distratos, o sistema use os parâmetros corretos para identificar o tempo real de permanência no imóvel no cálculo de multas rescisórias proporcionais.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O primeiro aluguel do inquilino veio cobrando o mês cheio, mesmo eu tendo inserido a data de ocupação no meio do mês.
Causa provável: A flag de parametrização global para cálculo proporcional por ocupação está desativada no ERP.
Ação recomendada: Peça para um usuário administrador acessar a engrenagem de configurações em Contratos > Contratos, ativar a opção "Usar data de ocupação do contrato para calcular o 1º aluguel proporcional" e salvar. Depois, invalide e clone a primeira cobrança do inquilino para que o sistema reatribua os valores corretos.
Problema: Botão de salvar indisponível ou cinza ao final do assistente de contratos.
Causa provável: Algum outro campo de preenchimento obrigatório ficou em branco nas abas anteriores.
Ação recomendada: Navegue de volta pelas abas do assistente e certifique-se de que todos os campos marcados com asterisco (*) estejam devidamente preenchidos.

Dúvidas relacionadas

P: Como conferir se a alteração da data de ocupação foi validada no sistema? R: Acesse o cadastro do contrato e verifique a aba de detalhes. Adicionalmente, você pode consultar os logs de auditoria de usuário (ícone de histórico) para rastrear o exato momento e o usuário que realizou a alteração.

P: Usuários com perfil restrito conseguem alterar essa informação? R: Não. Apenas perfis com o atributo de ativação para ‘Escrita’ no módulo de contratos conseguem consolidar alterações de vigências, prazos e regras de repasse.

Palavras-chave de busca

data de ocupação contrato, entrega das chaves, imissão na posse, alterar início do contrato, primeiro aluguel proporcional, vigência de contrato, Superlógica imobiliárias