Como criar Checklist de Contratos

Visão geral

Este conteúdo apresenta o funcionamento e a configuração da ferramenta de Checklist na plataforma Superlógica Imobiliárias. A funcionalidade permite padronizar, organizar e acompanhar as tarefas obrigatórias que envolvem o ciclo de vida de uma locação (como a coleta de assinaturas, vistorias e entrega de chaves), vinculando responsáveis e configurando notificações automáticas.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que precisar criar um novo fluxo operacional padrão para a sua equipe, editar os modelos de processos existentes ou quando houver dúvidas sobre como configurar os alertas de pendências para os responsáveis pelas tarefas.

Sintoma ou cenário

A imobiliária necessita garantir que nenhum contrato seja ativado ou encerrado sem que todas as etapas burocráticas (comprovações, documentos, certidões) tenham sido devidamente cumpridas e checadas pela equipe interna.

Benefício para o usuário ou operação

Padronização operacional: Garante que toda a equipe siga rigorosamente as mesmas etapas na entrada ou saída de um inquilino.
Rastreabilidade e controle: Permite visualizar rapidamente quais tarefas já foram concluídas (riscadas no sistema) e quais continuam pendentes.
Redução de esquecimentos: Dispara alertas periódicos para que os colaboradores não deixem prazos ou documentos passarem batidos.

Onde acessar / contexto de uso

A gestão e a criação dos modelos de processos são realizadas diretamente no menu Contratos > Contratos, acessando a sub aba de gestão de pendências operacionais do módulo.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É preciso ter o Acesso Administrativo (1000) ou Clientes - Notificar (1073) ou Contratos - Consulta (2600002) habilitado.
Insumos e Dados Técnicos: É importante que a equipe interna esteja devidamente cadastrada no sistema para que você possa atribuir a responsabilidade de cada item do checklist.

Causas prováveis

Necessidade de digitalizar os processos internos da imobiliária ou criar uma esteira de onboarding (entrada) e offboarding (saída) de novos clientes.

Como fazer ou corrigir

Existem processos na imobiliária que precisam seguir um procedimento padrão, por exemplo, quando vamos dar entrada em um contrato de locação temos tarefas que devem ser feitas como por exemplo assinar o contrato, trazer documentos, etc.

Para controlar tudo isso temos a ferramenta de Checklist. Com ela você cria e organiza processos que devem ser feitos nos contratos de locação e os vincula nos contratos, e na medida que for sendo feita as tarefas elas são riscadas dentro do sistema.

Além disso é possível configurar a ferramenta para notificar as pessoas responsáveis por cada tarefa.

No sistema acesse o menu Contratos e clique em Contratos:

Depois, clique em Checklists pendentes:

Clique em Modelos de checklists:

Por padrão o sistema traz dois checklist, o de Entrada e o de Saída.

Para criar um novo checklist, clique em Novo Checklist:

Informe um Nome para o checklist, e escolha se ele será notificado aos responsáveis no Período de notificação, pelos itens ou não.
Caso você escolha notificar informe se as notificações serão feitas de 15 em 15 dias ou semanalmente. Se você escolher não notificar a janela de período de notificação não aparecerá. Cadastre os itens que devem ser feitos para concluir a tarefa. Após cadastrar os itens e seus respectivos responsáveis, clique em salvar:

Pronto, o seu checklist está criado!

Resultado esperado

Ao concluir as etapas, o modelo de checklist passará a constar na sua listagem de processos ativos. No momento da digitação ou edição de uma locação, a imobiliária poderá associar este checklist ao contrato, iniciando a contagem de prazos e o monitoramento das tarefas associadas.

Quando escalar

Caso o sistema apresente instabilidade ao adicionar novas linhas de tarefas, se as notificações automáticas configuradas não estiverem chegando aos e-mails dos responsáveis, ou se o botão de salvamento falhar mesmo com todos os dados preenchidos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de criação do checklist com o erro evidente.
Nome do modelo de checklist que apresentou a falha.
Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

Vinculação de Responsáveis: Se um item do checklist for criado sem um responsável específico associado, a tarefa constará como pendência geral do contrato, mas não gerará e-mails de alerta direcionados.
Dinâmica de Atualização: Modificar um Modelo de Checklist nas configurações globais altera a estrutura para os novos contratos. Contratos que já estão com o checklist em andamento mantêm a estrutura antiga para preservar o histórico da auditoria.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A imobiliária ou os colaboradores responsáveis não estão recebendo as notificações por e-mail sobre as tarefas pendentes do checklist.
Causa provável: O modelo de checklist foi configurado com a opção de alertas desabilitada ou nenhum prazo/frequência de envio foi selecionado durante a criação do processo.
Ação recomendada: Acesse o menu de modelos de checklists e edite o formulário do processo em questão. Certifique-se de habilitar explicitamente a opção de notificar os responsáveis e defina a periodicidade do prazo (semanal ou de 15 em 15 dias) no campo correspondente antes de salvar.

Dúvidas relacionadas

P: Consigo criar tarefas específicas para o Proprietário ou Locatário realizarem no Checklist? R: O checklist do sistema é focado no controle operacional da equipe interna da imobiliária. Para tarefas externas dos clientes, a recomendação é associar a responsabilidade a um colaborador da imobiliária para que este realize a cobrança e valide a entrega do documento no portal.

P: Como faço para aplicar o checklist criado dentro de um contrato específico? R: Ao abrir o perfil do contrato de locação desejado, role até a seção de checklists e selecione qual dos modelos criados (Entrada, Saída ou o seu personalizado) deve ser ativado para aquela unidade.

Palavras-chave de busca

checklist de contratos, criar checklist, modelos de checklist, checklist de entrada, checklist de saída, tarefas contrato locação, notificação checklist, pendências operacionais, Superlógica imobiliárias