Como solicitar documentos de um item em uma lista de pendências?

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de configuração de obrigatoriedade de envio de mídias, fotos ou documentos em itens específicos de um modelo de checklist no ERP Superlógica. A função atua como uma trava de segurança e compliance, exigindo a inserção do arquivo para que a tarefa possa ser concluída.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que a imobiliária precisar auditar seus processos internos e estruturar uma etapa (seja de locação, captação ou rescisão) que dependa obrigatoriamente do upload de um documento ou comprovante para ser finalizada.

Sintoma ou cenário

A equipe de contratos ou de vistoria deseja evitar que tarefas críticas sejam marcadas como concluídas no sistema sem que o documento comprobatório real (como cópia de RG, CPF, comprovante de endereço ou termo assinado) tenha sido anexado à ficha.

Benefício para o usuário ou operação

Padronização das etapas de conferência e auditoria de documentos de novos clientes.
Redução de erros manuais e esquecimentos por parte da equipe operacional.
Maior segurança jurídica e organização digital dos arquivos vinculados aos contratos.

Onde acessar / contexto de uso

No menu principal do ERP, acesse Contratos > Contratos e localize o botão de atalho Checklists pendentes localizado no menu superior da tela.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil de Acesso: É necessário possuir o acesso Contratos - Alteração (2600001) ou Acesso Administrativo (1000) habilitado.
Recursos Sistêmicos: Módulo de contratos ativo na licença.
Insumos: Ter um modelo de checklist base já estruturado ou em fase de criação na plataforma.

Causas prováveis

Necessidade de compliance e padronização operacional para garantir a coleta e o armazenamento de mídias e documentos obrigatórios durante o ciclo de vida da locação.

Como fazer ou corrigir

Acesse o menu Contratos > Contratos

Clique em Checklists pendentes:

Depois, em Modelos de checklists:

Você será direcionado para a tela de Checklists do seu sistema de gestão:

Passe o mouse em cima da linha da lista de pendências, e clique em Editar no ícone de lápis:

Depois, clique em Editar novamente:

Clique em configurar no item da lista:

Marque a opção Comprovante obrigatório e em seguida em Salvar:

Dessa forma, para que este item do checklist seja marcado como concluído nos contratos, o sistema passará a exigir compulsoriamente o upload do respectivo arquivo.

Resultado esperado

Ao concluir os passos e salvar o modelo, a regra de obrigatoriedade entrará em vigor instantaneamente. O item do checklist exibirá a necessidade de anexo e os usuários só conseguirão finalizar a tarefa nos contratos mediante o upload da mídia comprobatória.

Quando escalar

Escale para o time de suporte técnico caso a flag "Comprovante obrigatório" esteja devidamente marcada nas configurações do modelo, mas o sistema continue permitindo que os usuários concluam e marquem a tarefa como feita dentro dos contratos sem anexar nenhum arquivo ou foto.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de configuração do modelo evidenciando a flag marcada.
ID ou nome do modelo de checklist e o ID do contrato onde a falha foi detectada.

Regras importantes / Observações

Integração com o aplicativo Owli: Quando um item de checklist é configurado com comprovante obrigatório e vinculado a um contrato ativo, essa pendência de documento é disparada e sincronizada diretamente com o aplicativo Owli do cliente final. O locatário ou proprietário consegue visualizar o que falta e realizar o upload da foto do documento diretamente pelo celular, alimentando o ERP da imobiliária em tempo real.
Retroatividade: Alterações feitas em modelos base de checklist aplicam-se apenas para os novos contratos ou faturamentos onde o checklist for inserido a partir do momento do salvamento; contratos que já estão executando o checklist antigo não sofrem alteração retroativa automática.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O inquilino ou o atendente da imobiliária tenta marcar a tarefa como concluída, mas o sistema emite um erro de mídia pendente e não conclui.
Causa provável: O item possui a configuração de comprovante obrigatório ativa e nenhum arquivo foi anexado à tarefa.
Ação recomendada: Clique sobre o item do checklist e realize o upload da foto, PDF ou imagem do documento solicitado para que o sistema libere a conclusão do passo.
Problema: O botão de salvar as alterações feitas no modelo de checklist está inativo (cinza).
Causa provável: Algum campo obrigatório do cabeçalho do modelo (como o nome do checklist) ficou em branco durante a edição.
Ação recomendada: Revise os campos obrigatórios da tela e certifique-se de preenchê-los antes de salvar.

Dúvidas relacionadas

P: Como conferir se a inclusão da obrigatoriedade foi validada em sistema? R: Acesse o modelo editado e verifique se a opção permanece marcada. Você também pode extrair um relatório rápido de auditoria do respectivo módulo para conferir as últimas modificações de layout.

P: Restrições de acesso implicam no salvamento dessa rotina? R: Sim. Apenas perfis de usuário com atributo de permissão para edição no módulo de contratos conseguem consolidar alterações e salvar configurações em modelos de checklist.

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