Como será o fluxo de assinatura de um contrato com a Assinatura eletrônica?

Visão geral

Este conteúdo detalha o fluxo completo da rotina de Assinatura Eletrônica integrada ao ERP Superlógica. O guia orienta desde a criação do envelope digital pela imobiliária até a experiência de assinatura do cliente final através do e-mail ou do aplicativo Owli (via integração com a DocuSign), garantindo agilidade e validade jurídica sem papelada.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que precisar iniciar o processo de colheita de assinaturas digitais em um novo contrato de locação, aditivo ou termo, ou quando surgirem dúvidas operacionais sobre como configurar testemunhas, ordem de envio e rastreio de status.

Sintoma ou cenário

O contrato de locação já foi aprovado e digitado no sistema. Agora, a imobiliária precisa disparar o documento digitalmente para que o locatário, o locador e os fiadores assinem de onde estiverem, eliminando a necessidade de deslocamentos e idas ao cartório.

Benefício para o usuário ou operação

Redução drástica do tempo de fechamento do contrato (de dias para minutos).
Eliminação de custos com motoboy, impressões e reconhecimento de firma.
Centralização do status de auditoria de assinaturas diretamente no ERP da imobiliária.

Onde acessar / contexto de uso

No menu principal, acesse Contratos > Documentos eletrônicos e abra o perfil do contrato desejado. O gerenciamento é feito no painel lateral direito, no campo Envelopes eletrônicos.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil de Acesso: É necessário possuir permissão de gestão no módulo de Contratos.
Recursos Sistêmicos: Módulo de Assinatura Eletrônica ativo e saldo de envelopes disponível no plano contratado.
Insumos e Dados Técnicos: Cadastro dos clientes atualizado com Nome completo, CPF e E-mail válido (dados obrigatórios para a validação de identidade do certificado digital).

Causas prováveis

Etapa final de onboarding de uma nova locação ou formalização de aditivos contratuais de forma 100% digital.

Como fazer ou corrigir

Configuração do envelope pela imobiliária

Acesse o perfil do contrato e ao lado direito da tela clique no campo “envelopes eletrônicos” e depois em “novo envelope”:
Na tela de “Selecione os assinantes”, informe as pessoas que vão assinar o contrato:
Importante: os e-mails dos assinantes e suas respectivas titularidades no contrato aparecerão nos campos correspondentes, é importante que este e-mail seja realmente do assinante e que os dados de nome e CPF estejam corretamente cadastrados no sistema.
Agora você tem a opção também de ser notificado pelo whatsapp ao inves de e-mail, além de exigir liveness, para que o assinante tenha que tirar uma fotografia no momento da assinatura para comprovar ser uma pessoa real.
Se o contrato tiver testemunhas, você poderá inseri-las nas partes assinantes:
Atenção: é necessário a inclusão dos dados: Nome, e-mail, RG e CPF para garantir a validade da assinatura.
Você pode incluir a assinatura da imobiliária, e/ou escolher a ordem que os assinantes receberão e assinarão o contrato no bloco “Mais opções”:
Inserir assinatura da imobiliária: Esta opção inclui o campo de assinatura da imobiliária. Este campo sempre ficará por último das assinaturas.
Definir ordem de envio do e-mail das assinaturas eletrônicas: A ordem definida na ferramenta será para a entrega do pedido de assinatura, e a próxima pessoa só receberá o pedido quando a anterior já tiver assinado. Ou seja, se você definir que é primeiro o locatário e depois o locador, o locador só receberá o pedido para assinar o contrato quando o locatário assinar.
Depois de configurar os assinantes, clique em Próximo.
Escolha os documentos que serão assinados pelas pessoas envolvidas no contrato

Observação: Não é preciso incluir variáveis de assinatura das pessoas, a ferramenta acrescenta os campos automaticamente de acordo com a configuração do passo anterior.
Confira se está tudo certo e salve o envelope de documentos eletrônicos:
Após salvar o envelope, clique em “Acessar envelope” para conferi-lo, e solicitar as assinaturas.
A partir disto, o contrato passará a ser um contrato digital, e todas as assinaturas deverão ser feitas de forma eletrônica pelo Owli, ou via e-mail.
Ao acessar o envelope eletrônico, você confere o status dos documentos a serem assinados, e as pessoas que assinarão.
Confira os documentos, as pessoas e seus respectivos e-mails.
Se algo não estiver certo, clique em Ações → Cancele o envelope → Acesse o contrato, e crie um novo envelope para o mesmo.
Se tudo estiver certo, clique em “Solicitar assinaturas”:

Assinatura pelo cliente via Owli

Os clientes também pode assinar o envelope eletrônico através do app Owli, veja a seguir:

Ao acessar o contrato, os usuários terão o botão “assinar contrato”:
Ao clicar no envelope, serão listados os assinantes e os status de assinatura de cada um, e um breve resumo dos documentos a serem assinados.
Ao clicar em assinar contrato, o usuário será levado a uma página da Certising para realizar as assinaturas.
Quando o usuário passar pelo passo a passo, e clicar em “Analisar documentos”, será aberto o navegador no dispositivo com o contrato para ser assinado
O usuário deverá aceitar os termos de serviços, e apertar “assinar”:
Após o passo anterior, o site gera o documento assinado:
Clicando em verificar assinaturas, ele abre o documento com a opção de visualizar a impressão, visualizar a versão original e baixar as assinaturas.
Quando o usuário do assinar o contrato e confirmar, automaticamente dentro do perfil do envelope no sistema de gestão o status da assinatura ficará como “Assinado”:

Resultado esperado

Ao término do fluxo (quando o último signatário realizar a assinatura), o status do envelope mudará para "Concluído" dentro do ERP. O sistema anexará de forma automatizada o PDF final do contrato contendo o Certificado de Assinaturas Eletrônicas (com IPs, hashes de segurança e carimbos de data/hora) diretamente na aba "Documentos" do contrato, deixando-o pronto para a fiscalização e execução financeira.

Quando escalar

Escale o caso para o time de suporte Imobi se, mesmo após o cliente assinar e receber a confirmação da CertiSign, o status dentro do ERP Superlógica permanecer travado em "Aguardando assinaturas" por mais de 2 horas (falha de sincronização de Webhook), ou se ocorrer o erro "Falha ao gerar envelope (Erro 500)" ao tentar criar o documento.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID do contrato e e-mail do assinante afetado.
Print da tela de erro ou do status travado no painel de Envelopes.

Regras importantes / Observações

Uma vez disparado, o envelope não pode ser editado. Caso haja erro nos dados dos assinantes, cancele o envelope em Ações > Cancelar envelope, corrija o cadastro e crie um novo envelope.
Os dados de Nome, CPF e e-mail dos assinantes devem estar corretos antes do envio — são obrigatórios para a validação de identidade do certificado digital.
Testemunhas exigem preenchimento de Nome, e-mail, RG e CPF para garantir a validade jurídica da assinatura.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O cliente alega que clica no link do e-mail ou no botão do Owli, mas a página da DocuSign fica em branco ou dá erro de carregamento.
Causa provável: Bloqueadores de anúncios (AdBlock) ativos no navegador do smartphone ou uso de navegadores desatualizados.
Ação recomendada: Oriente o cliente a copiar o link de assinatura e abri-lo em uma aba anônima do Google Chrome ou Safari, ou desativar temporariamente extensões de bloqueio de pop-ups no aparelho.
Problema: Enviei o envelope, mas percebi que digitei o e-mail do proprietário errado.
Causa provável: Erro de digitação no momento do cadastro inicial.
Ação recomendada: Uma vez disparado, o envelope não pode ser editado. Vá em Ações > Cancelar envelope. Em seguida, acesse o cadastro da pessoa, corrija o e-mail para o formato correto, retorne ao contrato e crie um novo envelope do zero.

Dúvidas relacionadas

P: Como conferir se o contrato já foi enviado para assinatura eletrônica e quem falta assinar? R: Acesse a ficha do contrato e olhe o painel direito em "Envelopes eletrônicos". O status indicará "Aguardando assinaturas". Clique em Visualizar para abrir o rastreador e ver detalhadamente quem já assinou (check verde) e quem ainda está pendente (ícone de relógio).

P: É possível enviar o link de assinatura diretamente por WhatsApp? R: Sim. Após clicar em "Solicitar assinaturas", você pode acessar os detalhes do envelope, copiar o link individual de assinatura gerado para aquele signatário específico e enviá-lo diretamente pelo canal de comunicação preferido do cliente.

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