Como usar a importação de despesas de encargos

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de importação de despesas de encargos e tarifas em lote por meio de planilhas no ERP Superlógica Imobiliárias. A ferramenta elimina a necessidade de digitação manual individual, otimizando o lançamento em massa de cobranças para múltiplos contratos de locação de uma só vez.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que houver a necessidade de provisionar encargos em massa (como o carnê anual de IPTU, faturas unificadas de condomínio ou taxas rateadas) para uma grande carteira de imóveis, ou quando surgirem dúvidas sobre a formatação e preenchimento da planilha modelo.

Sintoma ou cenário

A imobiliária recebeu a lista de valores de IPTU ou condomínio de dezenas de imóveis administrados de uma só vez. Para que esses valores componham os próximos boletos de aluguel dos locatários sem a necessidade de abrir contrato por contrato, o usuário precisa realizar a carga em lote utilizando um arquivo de importação.

Benefício para o usuário ou operação

Padronização do processo de registro de despesas de contratos.
Eliminação de erros manuais de digitação de valores e códigos de barras.
Máxima agilidade e ganho de tempo na gestão financeira de locações em larga escala.

Onde acessar / contexto de uso

No menu principal do ERP, navegue até Contratos > Despesas. No canto superior direito da tela, clique no botão Lançar encargo e selecione a opção Importar Despesas de encargo.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil de Acesso: É necessário possuir um perfil com permissões de "Escrita" e gestão no módulo Financeiro de Contratos.
Recursos Sistêmicos: Funcionalidade disponível exclusivamente a partir do plano Enterprise.
Insumos: Ter os dados das despesas organizados e o modelo oficial de planilha do sistema baixado.

Causas prováveis

Necessidade operacional periódica de lançar despesas de contratos (responsabilidade do inquilino com crédito para proprietário ou terceiro) para uma quantidade expressiva de imóveis simultaneamente.

Como fazer ou corrigir

A ferramenta de encargos permite a importação de despesas via planilha para os imóveis cadastrados na plataforma. Este guia explica como usar a funcionalidade de importação de despesas de encargos.

Acesse o menu Contratos > Despesas
Depois, Lançar encargo > Importar Despesas de encargo.
Na tela de importação, faça o download do modelo de preenchimento disponível em formato .csv ou Excel. Esse arquivo contém as colunas necessárias para a importação:

categoria_do_encargo
tipo_do_encargo
codigo_do_encargo
codigo_de_barras
valor_total_do_carne
parcelas
taxa_de_desconto_%
vencimento_da_primeira_parcela
valor_da_primeira_parcela
complemento_despesa
calcular_taxa_de_administracao_sobre_o_servico
conta_bancaria

Consultar a Tabela de Campos e Características

Abaixo do modelo de planilha, consulte a tabela que explica o significado de cada coluna e como utilizá-la:
Clique em ‘Mais detalhes’ para obter informações adicionais sobre cada linha, se necessário:
Com o modelo baixado, insira todas as informações necessárias e salve o arquivo em um local acessível:
Retorne à plataforma, clique em ‘Importar’ e selecione o arquivo salvo. (Abrirá uma janela para selecionar o arquivo):
A plataforma exibirá uma mensagem com as despesas encontradas no arquivo ou com os erros e instruções para correção, caso haja algum problema.

Atenção: A funcionalidade de importação de despesas de encargos está disponível exclusivamente para o plano Enterprise.

Resultado esperado

Ao concluir o processamento da planilha, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação indicando o sucesso da operação e listando o número de lançamentos efetuados. Os dados preenchidos serão vinculados instantaneamente aos respectivos contratos, ficando prontos para compor os próximos lotes de cobrança.

Quando escalar

Escale para o time de suporte técnico caso a planilha esteja preenchida perfeitamente de acordo com o modelo oficial, mas o sistema retorne um erro crítico de processamento (ex: Erro 500, travamento da barra de leitura ou falha de script no banco de dados).

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Arquivo da planilha preenchida que apresentou falha na importação.
Print completo do erro ou da mensagem de recusa exibida na tela.

Regras importantes / Observações

Formatação Crítica: Não altere, não apague e não mude a ordem das colunas do cabeçalho do modelo fornecido pelo sistema. Qualquer modificação na estrutura original fará com que o motor de leitura da API rejeite o arquivo.
Formatos de dados: As datas devem estar impreterivelmente no formato DD/MM/AAAA e os campos de valores não devem conter símbolos monetários (como "R$"), utilizando pontos ou vírgulas de acordo com o padrão decimal do formato escolhido.
As despesas importadas atuam como previsões/provisões dentro do contrato; elas não efetuam baixas automáticas nem pagamentos automáticos no financeiro da imobiliária.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O botão de salvar ou importar permanece inativo após selecionar o arquivo.
Causa provável: O arquivo selecionado está em um formato incompatível ou há campos obrigatórios em branco dentro da planilha.
Ação recomendada: Certifique-se de salvar o arquivo estritamente como .csv ou .xlsx (Excel). Abra a planilha e valide se colunas cruciais como o código do contrato/imóvel e o valor do encargo estão totalmente preenchidos em todas as linhas.
Problema: O sistema processa o arquivo, mas retorna erro indicando código de encargo inválido.
Causa provável: O serviço ou encargo inserido na planilha não está previamente cadastrado na tela de serviços do sistema.
Ação recomendada: Acesse o menu de serviços (Empresa > Serviços) e confira se a nomenclatura ou o código do serviço que você digitou na planilha existe e está ativo na base do ERP.

Dúvidas relacionadas

P: Como conferir se a ação de importação foi validada corretamente nos contratos? R: Acesse um dos contratos incluídos na lista da planilha e verifique se a despesa foi lançada na grade com a descrição e parcelas corretas. Você também pode consultar os logs de auditoria financeira no módulo.

P: Usuários com restrição de acesso conseguem realizar a importação? R: Não. Apenas perfis de usuários que possuam o atributo ativo de 'Escrita' e acesso administrativo no módulo financeiro/contratos conseguem consolidar a carga de dados em lote.

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