Como gerar cobranças retroativas
Visão geral
Este conteúdo detalha o processo de registro e geração de cobranças retroativas em contratos de locação no ERP Superlógica Imobiliárias. A rotina é fundamental para alimentar o histórico financeiro do sistema com informações de meses passados, garantindo a integridade dos extratos dos proprietários e a emissão correta da DIMOB (Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias).
Quando usar este artigo
Utilize este guia sempre que precisar alimentar o sistema com o histórico financeiro de meses que já foram pagos pelos inquilinos e repassados aos locadores, cenário comum durante a migração de sistemas ou quando um contrato antigo é digitalizado tardiamente no ERP.
Sintoma ou cenário
A imobiliária começou a utilizar o sistema em maio, mas possui um contrato ativo desde janeiro. Para que o fechamento anual da DIMOB e os relatórios de rendimentos fiquem corretos, o analista financeiro precisa lançar retroativamente os faturamentos de janeiro, fevereiro, março e abril, registrando os recebimentos e repasses sem disparar e-mails de cobrança reais para o inquilino.
Benefício para o usuário ou operação
Unificação do histórico financeiro e contratual em uma única plataforma.
Automação na geração da DIMOB ao final do ano, evitando digitação manual no programa da Receita Federal.
Relatórios de prestação de contas e extratos de proprietários 100% fidedignos.
Onde acessar / contexto de uso
No menu principal do ERP, acesse Contratos > Contratos e localize a ficha do cliente cujo histórico precisa ser regularizado.
Pré-requisitos (Antes de começar)
Perfil de Acesso: É necessário possuir o acesso Faturar - Gerar cobrança (1511) ou Acesso Administrativo (1000) habilitado
Insumos e Dados Técnicos: Ter em mãos o levantamento exato dos valores de aluguel, IPTU, condomínio e taxas de administração que foram efetivamente pagos e repassados nos meses retratados.
Causas prováveis
Processo de implantação/migração de carteira de contratos no meio do ano fiscal ou regularização de lançamentos históricos omitidos.
Como fazer ou corrigir
Para registrar as informações e gerar o histórico de cobranças retroativas sem impactar negativamente a régua de cobrança atual do inquilino, siga rigorosamente as etapas abaixo:
- Acesse o menu Contratos > Contratos;
- Localize o contrato que deseja registrar as cobranças retroativas;
- Faça o lançamento das despesas (condomínio, IPTU, etc.) nos meses em que serão realizados os registros. Selecione o mês da despesa e clique em nova despesa;
- Depois que todas as despesas forem lançadas, você pode gerar as cobranças. Clique em ações - Gerar carnê;
- Insira o mês ou meses que deseja registrar, coloque a data exata de início e a quantidade de meses. Clique em simular e se tudo estiver correto clique em gerar;
- Após gerar a cobrança você deve liquidar e realizar o repasse, para que o processo completo fique registrado no sistema.
Resultado esperado
Ao concluir as etapas, o sistema processará e arquivará as cobranças retroativas com sucesso. O extrato financeiro do contrato exibirá o status de "Liquidado" para os meses passados e esses valores computarão automaticamente na base de cálculo para a exportação de informes de rendimentos e arquivos de fiscalização tributária.
Quando escalar
Se os valores calculados apresentarem duplicidades inexplicáveis na conta-corrente do proprietário, ou se a ferramenta disparar e-mails de cobrança antigos para os locatários mesmo com as flags de envio desativadas.
Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento
Print da tela de simulação do carnê demonstrando os parâmetros utilizados.
ID do contrato de locação afetado.
Intervalo de meses que apresentou a inconsistência.
Regras importantes / Observações
Atenção aos Alertas de Envio: Durante o fluxo de geração e liquidação manual de cobranças retroativas, certifique-se de que as notificações automáticas por e-mail ou WhatsApp estejam temporariamente desativadas para o contrato ou que nenhuma opção de "Enviar boleto por e-mail" esteja marcada. Isso evita o transtorno de o inquilino receber alertas de débitos que ele já pagou há meses.
Mantenha as datas de liquidação manual rigorosamente idênticas às datas dos recibos originais para evitar furos de caixa e divergências em auditorias financeiras.
Fique atento em colocar as datas corretas tanto no lançamento de despesas, para gerar a cobranças, sua liquidação e repasse para não gerar inconsistências no processo.
Problemas comuns e como resolver
Problema: As cobranças retroativas foram geradas, mas a taxa de administração da imobiliária não foi calculada sobre elas.
Causa provável: Ao lançar as despesas retroativas no Passo 1, o usuário esqueceu de associar o serviço de aluguel ou desmarcou a incidência da taxa de comissão.
Ação recomendada: Delete as cobranças em aberto erradas, retorne à grade de despesas dos meses passados, verifique se a taxa de administração está ativa na linha do aluguel e processe a geração do carnê de histórico novamente.
Dúvidas relacionadas
P: É possível emitir uma segunda via de boleto atual para o inquilino sem juros e multa? R: Sim. Se precisar emitir uma segunda via de uma cobrança vigente flexibilizando os encargos por atraso, localize o boleto atual no histórico do contrato, clique em alterar/emitir nova via e configure a excepcionalidade de isenção de multa diretamente no painel de faturamento antes de salvar.
P: Como configuro o envio automático de boletos por e-mail para as cobranças normais? R: Isso deve ser feito ativando as notificações de emissão nas configurações de régua de cobrança da imobiliária em Configurações > Régua de Cobrança, garantindo o envio automatizado para os meses futuros de toda a carteira de locatários.
P: Lançar essas cobranças retroativas vai bagunçar a minha conciliação bancária do mês atual? R: Não, desde que você selecione estritamente a opção de "Liquidação Manual" e informe as datas de recebimento originais do passado. Isso fará com que o movimento financeiro fique alocado contabilmente nos meses de direito, sem interferir nos arquivos de retorno bancário (TED/PIX) do dia a dia atual da imobiliária.
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