A administração da carteira de Contratos de Locação e o fechamento da Conciliação Bancária no ERP Superlógica Imobiliárias concentram rotinas diárias como cadastro de contratos para controle interno (taxa zero), inclusão ou substituição de proprietários e locatários, cálculo de reajuste proporcional e ajustes de saldo bancário. Confira o passo a passo completo para cada procedimento.
1. Visão Geral da Gestão de Contratos e Movimentações no ERP
No menu Contratos > Contratos, a imobiliária controla toda a vigência contratual, garantias locatícias, participantes (proprietários, inquilinos e fiadores) e regras de reajuste e repasse.
2. Passo 1: Como Criar um Contrato de Locação (Incluindo Taxa de Administração Zero)
Para cadastrar um novo contrato de locação — inclusive nos casos em que a imobiliária deseja manter o contrato apenas para controle interno sem cobrar taxa de administração mensal — siga exatamente este caminho:
- Acesse o menu Contratos > Contratos e clique no botão Novo contrato;
- Preencha as informações do Imóvel, Proprietário, Locatário, Tributação e Garantia;
- Na etapa Repasse do aluguel (ou Detalhes do contrato), localize o campo Taxa de administração mensal (%) ou Valor fixo e informe o percentual acordado (ou informe
0caso não haja cobrança de taxa); - Preencha as demais informações de vencimento e clique em Criar contrato para concluir.
3. Passo 2: Habilitar Permissão e Realizar a Troca de Proprietário no Imóvel e Contrato
Quando um imóvel alugado é vendido ou transferido para outro locador, acesse antes as configurações de Clientes e Colaboradores / Imóveis para garantir que a permissão de Permitir alteração de proprietário no imóvel esteja habilitada. Em seguida, acesse o cadastro do imóvel e do contrato em Contratos > Contratos para substituir ou alterar os percentuais do novo proprietário.
4. Passo 3: Realizar a Troca ou Inclusão de Locatários em Contratos Ativos
Para adicionar um segundo locatário ou substituir o inquilino principal mediante aditivo contratual, abra o contrato em Contratos > Contratos, clique em Alterar na seção de locatários, valide se o novo participante possui CPF/CNPJ, telefone e e-mail válidos cadastrados em Clientes e Colaboradores e salve a alteração.
5. Passo 4: Configurar o Reajuste Proporcional vs. Integral em Contratos de Mês Fechado
A opção de calcular o reajuste anual de forma proporcional aos dias do mês (acessada em Contratos > Ícone de Reajuste > Configurações) aplica-se especificamente aos contratos parametrizados com regime de mês fechado. Verifique na ficha do contrato qual é o regime de apuração antes de simular o boleto do mês de aniversário.
6. Passo 5: Ajustar o Tipo de Imóvel (Comercial vs. Residencial) para Cotação de Seguro
Se você tentar cotar o Seguro Incêndio pelo sistema para uma sala comercial ou consultório e o botão apresentar bloqueio, acesse o cadastro do imóvel/contrato em Contratos, altere a destinação de Residencial para Comercial e especifique o Ramo de Atividade.
7. Passo 6: Filtrar Despesas dos Contratos na Grid e Emitir Relatórios Personalizados
Para auditar despesas lançadas nos contratos ou exportar relatórios de locatários por status (Ativos, Rescindidos, Pendentes), acesse Contratos > Despesas dos Contratos ou o menu de Relatórios da empresa ajustando os filtros de período e situação contratual.
8. Passo 7: Importar o Extrato OFX/OFC para a Conciliação Bancária
No módulo Financeiro / Movimentações Bancárias > Conciliação Bancária, exporte o arquivo .OFX ou .OFC no internet banking do seu banco (Itaú, Bradesco, Banco do Brasil, Santander, Caixa ou Sicredi) e faça a importação para parear automaticamente os lançamentos do extrato com as baixas do ERP.
9. Passo 8: Resolver "Diferença no Dia" ou Centavos Pendentes na Conciliação Bancária
Quando a conciliação bancária apresenta uma pequena diferença residual em determinada data (decorrente de tarifa avulsa, arredondamento ou encargo não lançado), acesse a Tela de Movimentações na data exata da divergência, realize o lançamento da despesa ou receita correspondente ao valor da diferença (ou desconsidere o lançamento duplicado) para igualar o saldo final do dia.
10. Passo 9: Auditar Feriados Cadastrados e Saldo Duplicado na Conciliação
Caso identifique deslocamento de data de crédito ou dúvida sobre dias úteis no fechamento contábil, verifique o calendário de feriados do sistema e confira se não houve importação sobreposta de arquivos OFX no mesmo período (excluindo o arquivo importado em duplicidade se necessário).
11. Passo 10: Consultar Minha Conta na Superlógica (2ª Via de Mensalidade e NF do ERP)
Para emitir a 2ª via do boleto ou nota fiscal da própria mensalidade do software Superlógica, acesse dentro do ERP o menu Empresa > Minha conta na Superlógica (ou escolha no bot o menu Financeiro > Segunda Via Boleto / Nota Fiscal).
12. Passo 11: Realização da Exportação Contábil Mensal
Após fechar 100% da conciliação bancária do mês sem diferenças diárias, utilize a rotina de Exportação Contábil para gerar o arquivo de integração para o escritório de contabilidade da imobiliária.
13. Validação das Alterações Contratuais e Conciliação
Sempre que alterar proprietário, locatário ou regra de taxa de administração em um contrato, consulte a aba de Histórico de Alterações e simule a próxima cobrança do contrato para confirmar que os novos parâmetros foram aplicados.
14. Erros Comuns em Contratos e Conciliação Bancária
- Imóvel cadastrado no CRM não aparece automaticamente no ERP: lembre-se de que determinados tipos de imóveis (como Terreno, Galpão, Prédio, Ponto, Box/Garagem, Haras e Rural) possuem regras específicas na integração CRM & ERP; confira o tipo de imóvel ou cadastre-o diretamente em Imóveis no ERP.
- Não consigo incluir novo locatário no contrato: verifique se existem cobranças de acordo ou bloqueios de validação pendentes no CPF do novo integrante.
15. Quando Acionar o Suporte Especializado de Contratos e Financeiro
Se precisar de auxílio em um contrato ou conciliação específica, acione o menu ERP Imobiliárias > Suporte ERP > Estou com dúvidas > Outro informando o código do contrato (ex.: 1726/1) e a data da movimentação.