A gestão de Repasses aos Proprietários e do módulo Contas a Pagar no ERP Superlógica Imobiliárias exige atenção especial às regras de incidência da taxa de administração sobre juros e multas, ao valor mínimo de taxa administrativa e à geração de arquivos de remessa de pagamento. Veja neste guia passo a passo como configurar e solucionar divergências no repasse.
1. Entendendo o Fluxo de Repasse Manual e por Remessa Bancária
Para contratos que não utilizam Split automático, o aluguel pago pelo locatário entra na conta da imobiliária e gera, após a compensação do retorno bancário, a obrigação de repasse em Despesas > Repasses (e no módulo Despesas > A Pagar).
2. Diagnóstico de Divergência no Valor de Repasse Quando Há Juros e Multa
Um questionamento frequente ocorre quando o locatário paga o boleto em atraso com multa e juros, e o valor líquido calculado para o proprietário fica menor do que o esperado pela imobiliária (por exemplo, retenção de 10% sobre os encargos somada à cobrança de mais 10% de taxa de administração sobre o montante).
3. Passo 1: Acessar as Configurações de Encargos no Repasse (Juros e Multa)
Para verificar ou alterar como o sistema divide os juros e a multa entre a imobiliária e o locador, siga exatamente este caminho no ERP:
- Acesse o menu Despesas > Repasses;
- Clique no ícone da Engrenagem (Configurações) no canto superior direito da tela;
- Desça a barra de rolagem até localizar a seção Opções de encargos no repasse;
- Verifique o percentual definido para a imobiliária sobre juros e multa e se a caixa para cobrar taxa de administração sobre juros e multa está marcada.
4. Passo 2: Evitar Dupla Retenção sobre Multa e Juros no Repasse
Se na tela de Engrenagem > Encargos no repasse estiver configurado que a imobiliária retém um percentual de juros e multa (ex.: 10%) e simultaneamente estiver marcado para cobrar a taxa de administração em cima de aluguel + juros + multa, ocorrerá dupla dedução sobre os encargos. Alinhe com o gestor da imobiliária e desmarque ou zere uma das opções conforme a cláusula contratual.
5. Passo 3: Configurar o Valor Mínimo de Taxa de Administração
Na mesma tela de Despesas > Repasses > Engrenagem (Configurações), verifique o campo Valor mínimo de taxa de administração. Caso um aluguel proporcional tenha valor baixo e o sistema cobre um piso fixo maior que os 10%, basta ajustar ou zerar o piso mínimo nessa configuração ou na aba do contrato.
6. Passo 4: Simular, Conferir e Realizar o Repasse ao Proprietário
Acesse Despesas > Repasses > Repasses Pendentes, filtre pela data programada ou pelo contrato, confira o demonstrativo de créditos (aluguel, IPTU reembolsado) e débitos (taxa de administração, IRRF, manutenções) e clique em Realizar Repasse.
7. Passo 5: Configurar o Envio Automático do Extrato de Repasse por E-mail
Para garantir que o proprietário receba a prestação de contas detalhada assim que o pagamento for processado, habilite o envio automático do Extrato/Recibo de Repasse por e-mail nas configurações de repasse e valide se o e-mail do locador está atualizado.
8. Passo 6: Cadastrar e Alterar Despesas Individuais no Contrato e no Contas a Pagar
Para lançar despesas avulsas ou pagamentos discriminados em um contrato (ex.: reparos, taxas extras ou reembolsos), acesse o contrato em Contratos > Contratos ou vá em Despesas > A Pagar > Nova Despesa, informe o favorecido, a categoria, o contrato vinculado e quem arcará com o custo (Proprietário, Locatário ou Imobiliária).
9. Passo 7: Alterar a Conta Bancária de Pagamento nas Despesas e no Contrato
Caso precise mudar a conta bancária pela qual o repasse ou despesa será pago (ex.: migrar para conta do Santander ou Conta Superlógica), acesse Contratos > Contratos > Alterar Contrato para atualizar a forma de pagamento padrão para os próximos meses e edite a despesa aberta em Despesas > A Pagar.
10. Passo 8: Gerar Arquivo de Remessa de Despesas (Pagamento CNAB) no Contas a Pagar
Para pagar múltiplos proprietários e fornecedores via banco tradicional, acesse Despesas > A Pagar, filtre os lançamentos com dados bancários e boletos preenchidos, selecione-os e clique em Gerar Remessa de Pagamento para exportar o arquivo CNAB e enviá-lo ao banco.
11. Passo 9: Solucionar Erro ao Gerar Remessa de Despesa no Contas a Pagar
Se a geração do arquivo de remessa de despesas apresentar crítica ou travamento, verifique se algum favorecido selecionado está sem CPF/CNPJ, sem agência/conta bancária cadastrada ou com código de barras inválido, desmarque o lançamento incompleto e gere o lote novamente.
12. Passo 10: Processar o Retorno de Despesas e Emitir o Informe de Rendimentos
Após o pagamento pelo banco, importe o arquivo retorno de pagamentos em Despesas > A Pagar > Retorno de Pagamento para liquidar os repasses automaticamente e alimentar o Extrato de Imposto de Renda (IR) dos proprietários.
13. Validação do Demonstrativo de Repasse
Imprima ou visualize a prévia do extrato de repasse após qualquer ajuste nos parâmetros de encargos para confirmar que o líquido a receber reflete exatamente a regra acordada com o proprietário.
14. Erros Comuns em Repasses e Contas a Pagar
- Repasse não aparece disponível após pagamento do inquilino: verifique se o boleto já foi compensado no retorno bancário e qual é o prazo de dias úteis para repasse configurado no contrato.
- Erro ao desliquidar despesa: verifique se o período contábil/conciliação bancária daquela data está fechado; se estiver, reabra a conciliação do dia antes de estornar a baixa.
15. Quando Acionar o Suporte Especializado de Repasse
Se houver dúvida sobre o cálculo de encargos ou retenções de um contrato específico, acione o menu ERP Imobiliárias > Suporte ERP > Estou com dúvidas > Repasse informando o código do contrato e a competência.