Como emitir o relatório de Declaração Anual de Quitação de Débitos

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de emissão da Declaração Anual de Quitação de Débitos, documento que comprova a regularidade financeira do locatário no ano anterior, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema Superlógica Imob

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que precisar emitir a comprovação anual de adimplência ou de pendências financeiras de inquilinos ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.

Sintoma ou cenário

O operador precisa emitir a comprovação anual de adimplência ou de pendências financeiras dos inquilinos para cumprir a obrigação legal de prestação de contas.

Benefício para o usuário ou operação

Cumprimento da obrigação legal de prestação de contas anual ao inquilino.
Comprovação formal de adimplência ou inadimplência do locatário no ano-calendário.
Agilidade na emissão em lote com envio direto por e-mail.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até a tela de contas a receber no menu Receitas > Receitas a Receber.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Acesso ao módulo Financeiro com permissão de escrita (Contas a Receber).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo no plano contratado.
Insumos e Dados Técnicos: Contrato de locação ou cadastro do locatário identificados, com receitas do ano-calendário devidamente baixadas no sistema.

Causas prováveis

Necessidade de atualização de dados, atendimento à regulamentação legal de faturamento ou execução de rotina periódica da imobiliária.

Como fazer ou corrigir

Este artigo orienta sobre o processo de emissão do Relatório de Declaração Anual de Quitação de Débitos no sistema. Esse documento comprova a regularidade financeira de locatários em relação a pagamentos de aluguéis e encargos realizados no ano anterior, cumprindo as exigências legais de prestação de contas. Siga as instruções abaixo:

Acesse o menu Receitas e clique em Receitas a Receber;
No topo direito ou no menu de ações da tela, clique no botão Mais > Declaração Anual de Quitação de Débitos;

3. Escolha o tipo de declaração conforme a situação da ficha do cliente:

‘Declaração de Quitação’: Para comprovar que o locatário realizou pagamentos regulares e está adimplente no ano anterior;
‘Declaração de Inadimplência’: Para listar e registrar os débitos que permaneceram pendentes no período;

4. Clique em Próximo e revise o modelo da declaração gerado na tela;

5. O sistema já possui um modelo padrão configurado. Caso precise alterar o texto, clique em Editar declaração e faça os ajustes necessários;

6. Caso não precise editar o modelo de texto, clique em Próximo; 7. Configure os detalhes de direcionamento da emissão:

Ano da declaração: Informe o ano-calendário de referência;
Locatário: Selecione o inquilino para quem a declaração será emitida;
Forma de entrega: Escolha entre gerar uma carta impressa (o sistema gera o arquivo visualizável para impressão, mas não realiza o envio físico automático) ou optar pelo envio direto por e-mail;

8. Após configurar todos os campos, clique em Emitir para concluir o fluxo.

⚠️ Atenção Tributária e Legal:

A Declaração Anual de Quitação de Débitos é uma obrigação regulamentada por lei para prestadores de serviços e administradoras. Sempre certifique-se de que todas as receitas recebidas do ano de referência foram devidamente baixadas por retorno bancário ou liquidação manual antes de emitir o documento definitivo.

Resultado esperado

O documento em PDF será gerado ou transmitido ao destino selecionado (impressão ou e-mail), comprovando formalmente a situação financeira do locatário no ano-calendário de referência.

Quando escalar

Caso o sistema apresente mensagens de erro estruturais ao processar o lote de declarações ou se as informações de débitos liquidados não forem puxadas corretamente para o corpo do documento.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print completo da tela com a mensagem de erro ou inconsistência.
ID do contrato de locação ou CPF do locatário afetado.
Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

A declaração reflete estritamente a relação financeira entre imobiliária e inquilino, não alterando a esteira de repasses do proprietário nem a apuração da taxa de administração.
Antes de emitir o documento definitivo, certifique-se de que todas as receitas do ano de referência foram baixadas por retorno bancário ou liquidação manual.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Um pagamento realizado por Pix ou transferência direta pelo locatário não está sendo contabilizado na declaração de quitação anual, fazendo o sistema apontar inadimplência indevida.
Causa provável: O título foi pago por fora e o operador esqueceu de formalizar a baixa no sistema, mantendo a cobrança pendente e fora da esteira de receitas recebidas.
Ação recomendada: Acesse a listagem de Receitas a Receber, localize o boleto correspondente que foi pago e realize a liquidação manual informando a data real do recebimento. Depois disso, refaça o processo de emissão da declaração para atualizar os dados do relatório.

Dúvidas relacionadas

P: É possível emitir a Declaração Anual de Quitação de Débitos para locatários com contratos rescindidos ou inativos? R: Sim, perfeitamente. Desde que o locatário tenha registrado movimentações financeiras (liquidadas ou pendentes) dentro do ano-calendário de referência selecionado no filtro, o sistema gerará o documento histórico normalmente.

P: Essa declaração possui algum vínculo ou interfere no preenchimento do relatório da DIMOB? R: Não. A declaração de quitação é um demonstrativo civil de adimplência emitido para o inquilino. A DIMOB é uma obrigação acessória fiscal entregue à Receita Federal para informar os rendimentos brutos de aluguel e as comissões (taxas de administração) descontadas dos proprietários, cujos parâmetros são configurados exclusivamente no menu Empresa > DIMOB.

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