Como gerar contratos de locação e encaminhar para assinatura eletrônica

Visão geral

O ERP Superlógica Imobiliárias permite trabalhar com contratos de locação e encaminhar documentos para assinatura eletrônica. O processo envolve preparar o contrato, criar um envelope eletrônico, definir os participantes e as opções de assinatura e, por fim, enviar as solicitações aos signatários.

A assinatura pode ser solicitada por e-mail ou WhatsApp, conforme a configuração escolhida para cada participante.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo quando precisar:

Preparar um contrato de locação para formalizar uma nova locação ou renovação.
Criar um envelope eletrônico vinculado a um contrato.
Definir quem deverá assinar o documento e como receberá a solicitação.
Configurar testemunhas, assinatura da imobiliária, prova de vida ou ordem de envio.
Encaminhar o documento para assinatura e acompanhar o processo.

Sintoma ou cenário

É necessário formalizar um contrato de locação com assinatura eletrônica.
O usuário precisa incluir proprietário, locatário, fiadores ou testemunhas no processo de assinatura.
O documento está pronto, mas ainda não foi encaminhado aos participantes.
A imobiliária precisa definir se as solicitações serão enviadas por e-mail ou WhatsApp.
É necessário configurar a ordem em que os participantes receberão as solicitações de assinatura.

Benefício para o usuário ou operação

O processo permite organizar a preparação do contrato e a coleta das assinaturas em um fluxo eletrônico. A imobiliária consegue definir os participantes, os meios de notificação e as configurações aplicáveis ao envelope, além de acompanhar o andamento das assinaturas.

Onde acessar / contexto de uso

Para criar um envelope vinculado a um contrato, acesse o perfil do contrato e localize a opção Envelopes eletrônicos > Novo envelope.

A geração do documento contratual e a criação do envelope são etapas distintas: o documento que será assinado precisa estar disponível para ser selecionado no processo.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Ter o contrato de locação cadastrado no sistema.
Ter o documento contratual preparado e disponível para inclusão no envelope.
Ter os dados de contato dos participantes, como e-mail ou telefone, conforme o meio de notificação escolhido.
Identificar quem deverá assinar o documento e se haverá testemunhas.
Verificar se será necessário exigir prova de vida, incluir a assinatura da imobiliária ou definir uma ordem de envio.

Causas prováveis

A necessidade desse procedimento ocorre durante a formalização de uma nova locação, renovação contratual ou outra situação em que as partes precisem assinar eletronicamente um documento relacionado ao contrato.

Como fazer ou corrigir

Crie o envelope eletrônico

Acesse Documentos Eletrônicos e inicie a criação de um novo envelope.
Em seguida, clique em Novo envelope.
Selecione o tipo de envelope De contrato.
Na tela Selecione os assinantes, confira o contrato selecionado e os participantes exibidos. Verifique os nomes, os dados de contato e a titularidade de cada pessoa antes de prosseguir.
Configure as opções de cada assinante:
Notificar por: selecione E-mail ou WhatsApp, conforme o canal pelo qual deseja enviar a solicitação de assinatura.

Exigir Liveness: marque essa opção quando quiser exigir que o assinante tire uma foto e confirme que é uma pessoa real durante a assinatura.
Se precisar incluir outros participantes, utilize a opção Mais um. Se o contrato tiver testemunhas, abra a seção Testemunhas e configure os participantes correspondentes, preenchendo os dados solicitados.
Abra a seção Assinatura e configure as opções conforme a necessidade do contrato:
Inserir assinatura da imobiliária: marque essa opção caso precise que a imobiliária assinar o contrato.
Exigir código de acesso para assinar o envelope: marque essa opção para que os assinantes recebam um código por SMS, que deverá ser informado antes de assinar o envelope.
Definir ordem de envio do e-mail das assinaturas eletrônicas: marque essa opção para definir a ordem de envio das solicitações por e-mail, de acordo com o tipo das pessoas que devem assinar.
Após revisar os participantes e as configurações, clique em Próximo.
Selecione o modelo do envelope que será assinado pelos participantes.
Adicione documentos em formato PDF, caso necessário.
Confira as informações e salve o envelope.
Após salvar, clique em Acessar envelope para conferir o documento e solicitar as assinaturas.

Solicite as assinaturas

Após criar o envelope, acesse o envelope e clique em Solicitar assinaturas.

Assinatura pelo WhatsApp

Oriente o signatário a acessar o WhatsApp e localizar a mensagem enviada pela Certisign.
Peça ao signatário que abra a mensagem e clique no link recebido para acessar o documento e seguir as instruções de assinatura eletrônica.

Assinatura por e-mail

Oriente o signatário a acessar a caixa de entrada do e-mail informado e localizar a mensagem enviada pela Certisign.
Peça ao signatário que abra o e-mail e clique em Analisar documentos.
7. O cliente será direcionado para o site da Certisign para concluir a assinatura do documento.

Importante: o signatário deve seguir o fluxo correspondente ao meio de notificação selecionado para ele no envelope: WhatsApp ou e-mail.

A criação do envelope, por si só, não significa que as solicitações já foram enviadas. É necessário executar a ação Solicitar assinaturas.

Resultado esperado

O contrato estará disponível no envelope eletrônico e as solicitações de assinatura serão encaminhadas aos participantes após clicar em Solicitar assinaturas. O andamento poderá ser acompanhado pelo status das assinaturas no envelope.

Quando escalar

Acione o suporte da Superlógica Imobiliárias se:

O documento contratual for gerado com dados incorretos ou campos que deveriam estar preenchidos permanecerem vazios.
A opção de criar um envelope eletrônico não estiver disponível no perfil do contrato.
O documento necessário não estiver disponível para seleção.
Ocorrer um erro durante a criação ou o salvamento do envelope.
A opção Solicitar assinaturas apresentar erro ou não permitir o envio.
Um participante não receber a solicitação após a conferência dos dados de contato e do envio.

Informações para escalonamento

Ao acionar o suporte, informe:

Identificação do contrato e do imóvel.
Modelo utilizado para gerar o contrato, quando aplicável.
Identificação do envelope eletrônico, se já tiver sido criado.
Nome do participante afetado e meio de notificação selecionado.
Etapa em que o problema ocorreu.
Capturas de tela da mensagem de erro ou do comportamento apresentado.
Descrição do resultado esperado e do resultado observado.

Regras importantes / Observações

A geração do contrato, a criação do envelope e o envio das solicitações de assinatura são etapas diferentes.
Confira o conteúdo do documento antes de encaminhá-lo para assinatura.
Cada participante deve ser configurado individualmente no envelope.
O meio de notificação pode ser definido como e-mail ou WhatsApp, conforme as opções disponíveis para o participante.
A opção Exigir Liveness deve ser configurada para cada participante que precisar realizar a prova de vida.
Quando a ordem de envio estiver configurada, as solicitações serão encaminhadas sequencialmente, conforme a ordem definida.
O uso de assinatura eletrônica não dispensa a conferência dos dados e das condições do contrato antes do envio.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O contrato apresenta dados incorretos ou campos vazios.
Causa provável: Os dados do cadastro ou as informações utilizadas pelo modelo contratual estão incorretos ou incompletos.
Ação recomendada: Revise os cadastros e o conteúdo do modelo, corrija as informações necessárias e gere novamente o documento antes de encaminhá-lo para assinatura.

Problema: Um participante não recebeu a solicitação de assinatura.
Causa provável: O contato informado está incorreto, a solicitação ainda não foi enviada ou existe uma etapa anterior pendente na ordem de envio.
Ação recomendada: Confira o e-mail ou telefone do participante, verifique se a ação Solicitar assinaturas foi executada e, quando houver ordem de envio, confira o status dos participantes anteriores.

Problema: O envelope foi criado, mas as assinaturas não foram solicitadas.
Causa provável: A criação do envelope foi concluída, mas o envio das solicitações não foi realizado.
Ação recomendada: Acesse o envelope e clique em Solicitar assinaturas, se a opção estiver disponível.

Problema: O documento necessário não aparece para seleção.
Causa provável: O documento não está disponível na etapa de seleção ou não foi preparado na rotina correspondente.
Ação recomendada: Volte à rotina do contrato, verifique se o documento foi gerado e está disponível e tente criar ou acessar o envelope novamente.

Dúvidas relacionadas (FAQ)

P: Criar o envelope já envia o contrato para assinatura?
R: Não. Depois de salvar o envelope, acesse-o e clique em Solicitar assinaturas para encaminhar as solicitações.

P: Posso enviar a solicitação por WhatsApp em vez de e-mail?
R: Sim. Na etapa Selecione os assinantes, escolha WhatsApp no campo Notificar por e confira o número informado.

P: Posso incluir fiadores e testemunhas?
R: Sim. Inclua os participantes necessários na etapa de seleção dos assinantes e utilize a seção Testemunhas para configurar as testemunhas do documento.

P: É possível exigir prova de vida de todos os participantes?
R: A opção Exigir Liveness é configurada individualmente para cada participante. Ative-a para aqueles que deverão realizar a prova de vida durante a assinatura.

P: Posso definir quem recebe a solicitação primeiro?
R: Sim. Utilize Definir ordem de envio do e-mail das assinaturas eletrônicas para configurar a sequência de envio. O próximo participante recebe a solicitação após a assinatura do anterior.

P: Como acompanho quem já assinou o contrato?
R: Acesse o envelope e consulte a seção de status das assinaturas para verificar o andamento de cada participante.

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